MBO Office & Management Support Specialist niveau 4

Officieel erkend

NCOI heeft officieel toestemming van het ministerie van OCW om MBO-opleidingen te verzorgen. Hierdoor kan NCOI officieel erkende MBO-diploma’s verstrekken. Zie MBO Erkenningen voor meer informatie.

Wat doet een business administration & control specialist?

Als (aankomend) Office & Management Support Specialist houd je je bezig met de volgende zaken:

• Schrijven van mails en brieven
• (Telefonische) informatie-uitwisseling
• Beheren van agenda’s
• Onderhouden van contacten met management en andere afdelingen
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen en kleine evenementen
• Verslaglegging van vergaderingen
• Beheren van voorlichtings- en promotiemateriaal
• Beheren van kleine budgetten

Je werkt zelfstandig bij een grote of kleine organisatie, profit of non-profit, met een secretariaat en een directie/managementteam.

Begeleiding

Tijdens deze opleiding Office & Management Support Specialist word je op verschillende manieren begeleid. Dat begint al vanaf het eerste moment. Zo wordt er vooraf aan de opleiding telefonisch contact met je opgenomen, waarbij de belangrijkste informatie aan bod komt. Denk hierbij aan de geschiktheid van je werkplek of stage en de keuzedelen die je kunt volgen. 

Tijdens je opleiding heb je contact met een studiebegeleider. Voor je werkplekleren of stage heb je contact met een BPV-begeleider vanuit NCOI en een leermeester vanuit het stagebedrijf. Dit is vaak een leidinggevende of ervaren collega. Hij of zij helpt je de praktijkopdrachten uit te voeren. Hoe je werkplekleren/stage, begeleiding en examinering verder werken ontdek je ook tijdens het begeleidingsprogramma wat je tijdens je opleiding volgt.

Doel en opzet

Deze praktijkgerichte opleiding MBO Office & Management Support Specialist niveau 4 is speciaal ontwikkeld voor volwassen studenten die een erkend MBO-diploma willen behalen. We weten hoe het is om volwassenen op te leiden. Het zwaartepunt van al onze opleidingen ligt op werkplekleren. Je leert dus door opdrachten uit te voeren tijdens je werk. Tijdens de onderwijsmodules leer je ook van je collega's, net zoals jij professionals die een stapje verder willen.

Naast je werkplekleren of stage volg je modules in de vorm van klassikale of online bijeenkomsten. Deze modules worden verzorgd door docenten die zelf in het vakgebied werkzaam zijn, ze maken gebruik van veel voorbeelden. Daardoor krijg je een heldere uitleg en voorbeelden die je echt in de praktijk tegen kunt komen. Tijdens de hele opleiding krijg je toegang tot e-Connect, de digitale leeromgeving van NCOI, waarin je alle informatie over je opleiding vindt.

Stage

Je stage is belangrijk, omdat je daarin oefent met het in praktijk brengen van de geleerde beroepsvaardigheden. Je kunt bijvoorbeeld stage lopen op een afdeling financiële administratie. Heb je al een baan in dit werkgebied? En is het bedrijf waarbij je werkt een erkend leerbedrijf? Dan kun je je huidige werkplek voordragen als stageplaats en hoef je geen aanvullende stage te lopen.

Heb je op dit moment geen geschikte werkplek? Ook dan kun je van start met deze opleiding. Je gaat dan tijdens je opleiding op zoek naar een geschikt stagebedrijf. Het Stage Instituut kan je daarbij mogelijk helpen.

Vooropleiding

Je kunt deelnemen aan deze opleiding als je minimaal beschikt over een diploma MBO-niveau 2, een diploma VMBO (kader, gemengd of theoretische leerweg) of een overgangsbewijs HAVO of VWO naar het vierde leerjaar.

Heb je niet de juiste vooropleiding? Dan kun je met een goede motivatie en ruime werkervaring een toelatingstoets maken. Met een goed resultaat kun je zo alsnog tot de opleiding toegelaten worden. Als je gebruik wilt maken van deze vorm van toelating, dan wordt tijdens de intake uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat.

Voorbereiding en studiebelasting

Ongeveer 3-5 uur per bijeenkomst.

Klassikaal, e-learning of virtual classroom

Je kunt dit programma klassikaal volgen op een locatie naar keuze. Omdat je binnen een groep veel van elkaar leert, bieden we je een alternatieve locatie aan wanneer er voor jouw voorkeurslocatie onvoldoende aanmeldingen zijn.

Behoefte aan meer flexibiliteit? Met de lesvariant e-learning studeer je in je eigen tijd en in je eigen tempo op afstand. Je wordt online begeleid door een ervaren docent.

Voor de unieke combinatie van beide lesvarianten kies je voor virtual classroom. Hierbij volg je de lessen op vaste tijdstippen, met een docent én digitaal. Voor meer informatie over onze opleidingsvarianten, zie de pagina Opleidingsvarianten op onze website.

Programma

Het programma bestaat uit 5 modules (4 of 6 bijeenkomsten), keuzedelen, een module Begeleiding (2 bijeenkomsten van 3 uur) en een stage (je werkplek of een stage). Om een officieel erkend MBO-diploma te behalen is landelijk vastgelegd dat een bepaald verplicht niveau geldt voor Nederlands, rekenen en Engels. Voor deze algemene onderdelen word je door NCOI uitstekend voorbereid. Meer informatie vind je in de toelichting op MBO College.

In deze opleiding leer je alles wat je nodig hebt om als office- en managementsupportspecialist aan de slag te gaan. Denk hierbij aan het onderhouden van contacten met management en andere afdelingen, het regelen van bijeenkomsten en reizen en de verslaglegging van vergaderingen. Je gaat aan de slag met event- en projectmanagement en verdiept je in communicatie en pr. Daarnaast werk je aan je persoonlijke uitstraling en presentatie en ga je aan de slag met je communicatieve vaardigheden. Zo word je goed voorbereid om je manager op elk gebied succesvol te ondersteunen.

Managementinformatie

(4 bijeenkomsten)

• Gegevensverwerking
• Rapportages opstellen
• Begroten en budgetteren
• Presentaties maken
• Zakelijk schrijven
• Dossierbeheer
• AVG en vertrouwelijkheid

Communicatieve vaardigheden

(4 bijeenkomsten)

• Basisbegrippen communicatie
• Gesprekstechnieken
• Feedback geven en ontvangen
• Presenteren en vergaderen
• Telefonische, digitale en schriftelijke communicatie
• Communicatie bij conflicten

Plannen en organiseren

(4 bijeenkomsten)

• Doelen bepalen
• Prioriteiten stellen
• Planning of draaiboek maken
• Locatie en catering regelen
• Afhandelen van het event

Communicatie en pr

(6 bijeenkomsten)

• Communicatie en media
• Communicatie en huisstijl
• Pr en relatie met pers en media
• Creatief schrijven van brieven, folders en advertenties
• Inzetten en onderhouden van social media
• Voorlichting en imago

Office- en managementsupport

(6 bijeenkomsten)

• Managementassistent in de praktijk
• Agendabeheer
• Verslagen en notulen
• Office supplies
• Administraties en dossiers

Overige onderdelen

• Begeleiding
• Keuzedelen
• Stageprogramma
• Algemene onderdelen

Diploma

Tijdens de opleiding maak je verschillende toetsen waarmee je stapsgewijs het programma doorloopt. Na je stage rond je de opleiding af met een praktijkexamen waarin je laat zien dat je het vak beheerst. Heb je voor alle onderdelen een voldoende behaald, dan ontvang je het officiële, door de overheid erkende diploma ‘Office & Management Support Specialist’, zoals ingeschreven in het Centraal Register Beroepsopleidingen (CREBO). Het behalen van een erkend diploma wordt steeds belangrijker. NCOI zorgt ervoor dat je dit kunt behalen.

Opbouw opleiding

Wil je meer weten over de opbouw van onze opleidingen? Zie dan opbouw MBO.

Eventuele aanvullende kosten

Naast de aangegeven kosten kan er in de loop van je studie sprake zijn van eventuele aanvullende kosten. Of je te maken krijgt met deze kosten is afhankelijk van je studiebehoefte. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor extra examenbegeleiding of het maken van een herexamen wanneer je niet in een keer slaagt. Het menu met extra mogelijkheden en de bijbehorende kosten vind je hier en in de online leeromgeving e-Connect, waar je na de inschrijfbevestiging toegang toe hebt.

Locatie- en arrangementskosten

NCOI Opleidingen regelt tijdens je opleiding onbeperkt koffie, thee en water. In het dagarrangement is ook een uitgebreide lunch inbegrepen. De arrangementskosten bedragen € 25,-(excl. btw) per dag of € 5,50 (excl. btw) per avond. Als dat expliciet vermeld staat, brengen wij ook locatiekosten in rekening. De locatiekosten bedragen € 29,50 (excl. btw) per dag of € 10,- per avond (excl. btw).

Reprorechten en hand-outs

Voor alle opleidingen brengen wij de kosten voor reprorechten en hand-outs in rekening. Dat is een eenmalig bedrag van € 15,- (excl. btw). 

Verlaag je studiekosten

Betaal je je opleiding zelf? Voor veel van onze opleidingen kun je gebruikmaken van interessante financiële voordelen.

STAP-budget

Vanaf 1 september 2022 kun je bij UWV het STAP-budget aanvragen. Dit kan per persoon 1 keer per jaar. Met het STAP-budget ontvang je maximaal € 1.000,- subsidie op je opleiding of training. Het budget van het kabinet wordt dit jaar verdeeld over 5 aanvraagtermijnen. Ook als je gebruikmaakt van het levenlanglerenkrediet kun je het STAP-budget aanvragen. Benieuwd of je voor het STAP-budget in aanmerking komt, bekijk dan onze speciale informatiepagina.

Mogelijkheden vanuit je werkgever

Veel werkgevers willen graag investeren in de ontwikkeling van hun medewerkers en beschikken over een jaarlijks opleidingsbudget om opleidingen voor werknemers te bekostigen. Heeft jouw organisatie een opleidingsbudget waar je gebruik van kunt maken? Vraag het na bij de HR-afdeling of je leidinggevende, want dit kan veel voordeel opleveren.

Btw

Kies je voor wettelijk erkend onderwijs, MBO-niveau 2, 3 of 4, Associate degree, HBO Bachelor of een volledige Master, dan bieden wij deze opleiding altijd vrijgesteld van btw aan. De overige opleidingen en trainingen zijn in beginsel belast met 21% btw. 

Voor organisaties die geen btw kunnen terugvorderen, is vrijstelling van btw mogelijk. In dat geval komt er 10% opslag bovenop de exclusief btw prijs. Dit betekent een groot voordeel op de prijs inclusief btw en is een absolute aanrader. Betaal je je opleiding of training zelf? Dan geldt er geen opslag van 10%. 

Studie-, trainingsmaterialen, reprorechten en arrangementskosten zijn altijd belast met 9% btw. 

Alle genoemde bedragen zijn exclusief btw. De hoogte van de btw is onder voorbehoud van eventuele wetswijzigingen.