12 voorwaarden voor zelfsturende teams

Zelfsturende teams zijn één van de kernelementen van een goed functionerende Scrum organisatie. Maar wat is er nodig om zelfsturende teams tot een succes te brengen? Lees de 12 voorwaarden voor succesvolle zelfsturende teams. 

Wereldwijde koeriersdienst Fedex experimenteert al jaren met zogenaamde Fedex Days. Op deze dagen krijgen medewerkers 24 uur de vrijheid om te doen wat ze willen. Enige voorwaarde is dat ze aan het einde van de dag resultaat kunnen laten zien. Met behulp van Fedex zijn we gekomen tot de 12 voorwaarden voor succesvol zelfsturende teams.
 
1.    Heldere spelregels
Zonder duidelijke spelregels komen er discussies over wat kan en wat mag. Hier gaat onnodig veel tijd en energie in zitten. Denk maar zo, in het verkeer zijn ook regels nodig zodat er geen chaos ontstaat.
 
2.    Zelfsturing moet vrijwillig zijn
Vaak is zelfsturing niet het idee van een team zelf. Geef daarom teamleden wel de vrije keus om met deze aanpak in te stemmen of niet. Opgelegde zelfsturing werkt niet!
 
3.    Vertrouwen
Vertrouwen tussen teamleden onderling en hun omgeving is essentieel. Mensen nemen namelijk niet snel initiatief als er geen vertrouwen is, dit brengt immers risico’s mee. Fouten moeten juist gezien worden als kansen om beter te worden.
 
4.    Maak het doel duidelijk
Zelfsturing heeft als doel effectiever te werken, maar zorgt ook voor veel voldoening bij professionals. Zo kunt u bijvoorbeeld kenniswerkers beter uitleggen wat u wilt bereiken, dan ze het proces stap-voor-stap uit te leggen.
 
5.    Laat voorbeelden zien
De Fedex Days laten verbluffende resultaten zien: de ‘vrijgelaten’ teams komen met zeer  creatieve oplossingen, wat volgens normale procedures weken zou duren. Met voorbeelden daagt u teams uit en laat u zien wat mogelijk is.
 
6.    Zorg voor samenwerking
Samenwerken gaat niet altijd vanzelf. Faciliteer dit als coach/Scrum Master en creëer effectieve interactiemomenten.
 
7.    Manage het energieniveau
In een team schommelen de stemmingen en het energieniveau altijd. Van euforie, naar dieptepunten en weer terug. Toch kunt u dit managen: vul bijvoorbeeld eens de happiness metric in een retrospective gezamenlijk in, laat teamleden de week een cijfer geven, voer 1-op-1-gesprekken en neem belemmeringen voor teamwork weg.

8.    Gebruik timeboxes
Gebruik de timeboxes in Scrum om ervoor te zorgen dat teams focus houden op de dingen die op dat moment belangrijk zijn. Gebruik de daily stand up voor de dagelijkse planning en de sprint planningsmeeting voor het plannen van één sprint. Doel van de sprint is een werkend product in twee weken.

9.    Ondersteuning met faciliteiten
Zorg dat initiatieven ondersteunt worden met faciliteiten. Dit geeft een heel belangrijk signaal van hoeveel vertrouwen een team echt krijgt. Komt het team bij de eerste investering al in een discussie met leidinggevenden of dat echt wel nodig is, dan zal het snel afgelopen zijn met de plannen.
 
10.  Output moet transparant zijn
Wat het team gedaan heeft moet inzichtelijk zijn, anders worden verkeerde conclusies getrokken en verkeerde beslissingen genomen. Breng dus altijd duidelijk de resultaten in kaart, voor teamleden en stakeholders.
 
11.  Verbeter
Duidelijke doel en kaders dagen een team uit om voortdurend op zoek te gaan naar verbetering. Daar is de retrospective in Scrum voor bedoeld.
 
12.  Vier successen
Vaak zijn teamleden - door hun focus op verbetering - alleen maar bezig met zaken die niet goed gaan. Vier ook de successen, hoe klein ook. Dit is een absolute voorwaarde  een voorwaarde voor teamperformance.
 
Bron:
Scrum.nl