5 vuistregels voor betere projectbeheersing

Bij ieder project heeft u te maken met andere doelen, omstandigheden, tijdspanne en budget. Projectbeheersing betekent dus altijd maatwerk. Toch zijn er principes en werkwijzen die in elk project toepasbaar zijn. In dit artikel 5 vuistregels om uw projecten beter te beheersen.  

1. Zorg voor een duidelijke projectopdracht en scope

De basis van projectbeheersing ligt in een heldere projectopdracht, waarin ook de scope en alle bijbehorende financiële en planningsafspraken zijn vastgelegd. Want natuurlijk moet u exact weten wat de projectopdracht is. Maar bij projectbeheersing komt het er vooral op neer dat u precies voor ogen heeft ‘hoe de projectopdracht beheerst uit te voeren is binnen de gestelde referenties’.

2. Stel grenzen en criteria vast

Spreek vooraf duidelijk af welke resultaten wanneer bereikt moeten zijn. Dus, tegen welke maximale kosten moeten welke mijlpalen behaald worden? En, wat zijn de criteria wanneer dit niet (tijdig) wordt gehaald? Betekent dit dan: niets veranderen, bijsturen, herplannen of stoppen?

3. Betrek het projectteam

Een succesvol project is een gedragen project. Betrek de teamleden dus vanaf het begin. Beleg bijvoorbeeld een kickoff bijeenkomst en leg uit wat het project omhelst, wat u van hen verwacht en geef hen de gelegenheid zich aan elkaar voor te stellen. Wanneer alle teamleden elkaar kennen komt dit te goede van het verloop van het project. Uiteraard communiceert u ook met de rest van de organisatie, stakeholders en andere betrokkenen om draagkracht te creëren.

4. Stuur op de beheersaspecten

• Een goede voorbereiding, uitvoering en afronding van een projectopdracht betekent continu sturen op de beheersbare factoren: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie.
• Tijd: planning versus werkelijk bestede tijd. Laat het projectteam daarom wekelijks hun projecturen boeken om de tijd inzichtelijk te maken en hierop te kunnen sturen.
• Geld: begroting versus werkelijkheid. Vergelijk wekelijks de werkelijk gemaakte kosten met de gebudgetteerde uren.
• Kwaliteit: kom de kwaliteitseisen na zoals die zijn afgesproken.
• Informatie: communiceer plannen en resultaten aan de klant. Maak alles inzichtelijk door bijvoorbeeld de bestede uren, de resultaten en de plannen in een rapportage periodiek te communiceren.
• Organisatie: de uitvoeringsorganisatie is in staat om op efficiënte en effectieve wijze de projectopdracht uit te voeren. Alle rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk en belegd.

5. Vergeet niet; het is en blijft mensenwerk

Cijfers en andere meetvarianten staan centraal binnen projectbeheersing. Maar hoe belangrijk die ook zijn; persoonlijke inschatting en advies blijven daarbij onmisbaar. Een goede projectbeheerser adviseert niet alleen op basis van resultaten en cijfers, maar ook op basis van het gevoel over de richting en de uitvoering van het project. Daarbij komt dat de menselijke factor voor een groot deel bepaalt hoe de verhoudingen liggen, en zoiets kan op bepaalde momenten cruciaal zijn.