Lagere werkdruk zorgt voor een hogere productiviteit

Is uw agenda vol maar wordt er steeds gevraagd of er nog wat bij kan? Waarschijnlijk zijn het niet alleen anderen die er iets bij plannen, maar zet u er zelf ook vaak wat bij. Want soms durft u misschien geen nee te zeggen en soms moet iets gewoon gedaan worden. Wanneer de werkdruk omhoog gaat, gaat de concentratie meestal omlaag, zegt werkdrukdeskundige Maarten de Winter. Dit heeft u vaak niet meteen in de gaten, maar symptomen als oververmoeidheid en concentratieverlies komen al snel om de hoek kijken. Maar waar ligt dan eigenlijk de grens van druk naar té druk en hoe gaat u hiermee om?
 
Energie- en effectiviteitsverlies
Wanneer iemand ontzettend druk is, betekent dit niet automatisch dat diegene ook veel werk verzet. Cijfers uit het onderzoek van Maarten de Winter laten zien dat wanneer u werkzaamheden niet kunt afronden in de tijd die u tot uw beschikking heeft, er al snel een energie- en effectiviteitsverlies kan zijn van 20 procent. Wanneer iemand aan meerdere dingen tegelijk werkt, kan dit verlies al oplopen tot 30 procent. En als hier ook nog een hogere werkdruk bij komt kijken, loopt het al op tot 50 procent. Als het stressniveau zodanig oploopt dat u eigenlijk alleen nog maar fysiek aanwezig bent en er niks meer uit uw vingers komt, is er sprake van mentaal verzuim. Het energie- en effectiviteitsverlies kan dan oplopen tot 80 procent!
 
Keuzes maken
Aangezien er nu eenmaal veel werk verzet moet worden, bent u waarschijnlijk niet in de positie om zomaar een taak of een klant te laten vallen. Daarom is het belangrijk om goede keuzes te maken. Het maken van de juiste keus komt grotendeels voort uit hoe u zich voelt. Zodra u zich druk voelt, gaat u zich ook opgejaagd gedragen. Wegens tijdgebrek stopt u al snel met het creëren van overzicht, u gaat haastig te werk waarbij u concentratie verliest, u raakt afgeleid door andere dingen die tussendoor komen, u wordt ongeduldig en vindt al snel dat iets ‘goed genoeg’ is. Aan het eind van uw werkdag komt u erachter dat u eigenlijk weinig kwaliteit heeft geleverd.
 
Ervaar het verschil
Maarten de Winter heeft een experiment bedacht, de Taakturner, zodat het verschil tussen werken met werkstress en werken met een gezonde productiviteit duidelijk wordt. Het is een systeem dat ervoor zorgt dat er keuzes gemaakt moeten worden zodat u uw werk op een gezonde en effectieve manier kunt blijven doen. Hij stelt de volgende 6 stappen voor in zijn instrument:

1. Kies een taak die vandaag of morgen gedaan moet zijn.
2. Voordat u aan de taak begint zet u uw telefoon, e-mail en social media uit. Haal vervolgens een kop koffie/thee, zorg dat u ongestoord kunt werken en stel vast hoelang u ermee bezig wilt zijn.
3. Ga rustig in uw stoel zitten, en bedenk rustig wat u precies wilt gaan doen en hoe u te werk wilt gaan zodat u overzicht heeft.
4. U kunt nu ontspannen aan de taak beginnen. Wanneer u even niet verder kunt, denk er dan rustig over na of overleg met een collega. Ga pas verder met de volgende stap als u de voorgaande stap heeft afgerond.
5. Wanneer u moet stoppen met de taak, geeft u zichzelf een cijfer voor de volgende aspecten:

  • Werkstress
  • Tijdsbestek
  • Energieniveau

6. Zet tot slot deze cijfers af tegen uw normale manier van werken en trek dan een conclusie of u met behulp van deze stappen effectiever kunt werken. 

Overzicht zorgt voor inzicht
Wanneer u zorgt voor overzicht van uw werkzaamheden krijgt u al snel meer inzicht. Dit zal de beleving van de werkdruk ten goede veranderen. Weten dat de werkdruk bovengemiddeld is en er grip op hebben zorgt voor een rustig gevoel, zodat u de werkzaamheden goed kunt uitvoeren. Naast de Taakturner van Maarten de Winter biedt onze praktische training Timemanagement meerdere handvatten om snel en handig met uw tijd om te gaan.
 
Bron: HR Praktijk