Meer tijd overhouden? Pak het anders aan!

Herkent u dit? U holt van het ene overleg naar het andere, u wordt regelmatig gestoord door collega’s die uw input nodig hebben, u bent de hele dag veel tijd kwijt aan het lezen en beantwoorden van e-mails en het afhandelen van telefoontjes… Kortom: u bent met honderd dingen tegelijk bezig en u komt nergens lekker in. Het goede nieuws is dat u tijdwinst kunt behalen door uw werkwijze te veranderen. In dit artikel leest u hoe u dat aanpakt.

Maak een Eisenhowerschema
Volgens Dwight D. Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten, zijn dringende zaken zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden dringend. Hij ontwikkelde een prioriteitenmatrix (ook wel Eisenhowerschema genoemd) met vier kwadranten waarin alle werkzaamheden ingedeeld kunnen worden. Schematisch ziet dat er zo uit:

Het spreekt vanzelf dat werkzaamheden in het eerste kwadrant de hoogste prioriteit hebben. Dit zijn de taken die onmiddellijke aandacht vragen van u als leidinggevende. Denk hierbij aan crises en dringende deadlines. Door dagelijks of wekelijks een overzicht te maken van alle werkzaamheden die u moet doen en deze in te delen in een van de vier kwadranten, voorkomt u dat u te veel tijd besteedt aan taken in het vierde kwadrant, terwijl u niet aan taken in het eerste kwadrant toekomt.

Behandel e-mails en telefoontjes op een vast tijdstip
De hoeveelheid e-mails en telefoontjes die u op een dag binnenkrijgt, kunnen alleen al een dagtaak vormen. Om te voorkomen dat ze te veel tijd in beslag nemen, kunt u ervoor kiezen mails en telefoontjes op vaste tijdstippen van de dag af te handelen. En als u uw e-mailprogramma uitzet als u met andere belangrijke zaken bezig bent, wordt u niet afgeleid door e-mails die binnenkomen.

Houd uw bureau netjes
Opgeruimd staat niet alleen netjes, het zorgt ook voor meer rust in uw hoofd. Door uw bureau op te ruimen als u een bepaalde taak heeft afgerond, heeft u alleen papieren op uw bureau liggen die te maken hebben met de klus waar u op dat mee bezig bent. Dat scheelt tijd én ergernis, doordat u niet snel kunt vinden wat u nodig heeft.

Plan tijd om ongestoord te kunnen werken
Als leidinggevende wordt u om de haverklap gestoord: telefoontjes, e-mails, medewerkers die komen binnenlopen met hun vragen. Hierdoor wordt u steeds afgeleid van wat u op dat moment aan het doen bent. U zult dus bewust tijd moeten inplannen om ongestoord te werken. Zet uw e-mailprogramma en telefoon uit, doe de deur van uw kantoor dicht en communiceer naar uw medewerkers dat u niet gestoord wenst te worden als de deur dicht is, maar geef ook een tijdstip door waarop ze wel weer mogen komen met hun vragen.

Wilt u graag leren hoe u uw timemanagement nog verder kunt verbeteren? Bekijk dan eens onze trainingen Timemanagement en Omgaan met Werkdruk en Stresshantering. Daarnaast hebben we speciaal voor leidinggevenden de training Timemanagement voor Leidinggevenden. Bekijk hier ons complete aanbod opleidingen en trainingen op het gebied van Persoonlijke Effectiviteit.

Bronnen:
Managers Online
Carrièretijger
InfoNu.nl Zakelijk