Top 10 meest voorkomende fouten in projectmanagement

Zo’n 60 tot 90% van de projecten in bedrijven mislukt. Hoe komt dat? En belangrijker, hoe kan dit voorkomen worden? Hier de top 10 van de meest voorkomende fouten in projectmanagement – en tips om dit op te lossen.

Er zijn maar weinig projecten die foutloos lopen, maar de echte grove - en meest voorkomende fouten - zijn vaak te wijten aan slechte planning of communicatie. Veel organisatie beschikken niet over standaard projectmanagementprocessen, noch over de juiste medewerkers om projectmatig te werken. Ook besteden projectteams te weinig aandacht aan de mogelijke problemen die hun projecten kunnen bedreigen, laat staan dat ze oplossingen klaar hebben staan als er plotseling iets misgaat of anders loopt dan voorzien.

1.Incompetente teamleden

Zonder de juiste mensen heeft een project weinig kans van slagen. Zelfs een perfect gepland project sneuvelt bij een tekort aan talent. Tip: projectleiders moeten een volledig overzicht hebben van de vaardigheden en het takenpakket van hun medewerkers, inclusief consultants en outsourcers. Vooral deze laatsten worden vaak overgeslagen, terwijl die een groot aandeel in de werkzaamheden hebben.

2. Incompetente projectleiders

Zonder een goede projectmanager aan het roer lopen vrijwel alle projecten vroeg of laat uit de hand. Tip: huur gecertificeerde projectmanagers in die zowel inhoudelijk als sociaal-emotioneel capabel zijn om het projectteam en overige belanghebbende aan te sturen. Goede projectmanagers weten hoe ze bijeenkomsten opzetten en met risico omgaan.

3. Geen standaard projectmanagementproces

Als er geen methode zit in de aanpak van projecten binnen het bedrijf, groeit het risico dat taken niet of niet goed worden uitgevoerd, dat projecten opnieuw moeten worden gedaan en dat deadlines en budgetten worden overschreden. Tip: met een gestandaardiseerd projectmanagentproces kunnen projecten doeltreffend worden uitgevoerd, terwijl de manager het overzicht houdt. Het is daarom aan te raden om tot herhaalbare processen te komen op het gebied van personele inzet, planning en communicatie.

4. Teveel proces

Door te sterk vast te houden aan procesregels en protocollen, wordt een projectteam steeds minder flexibel, en beïnvloedt uiteindelijk het hele bedrijf. Tip: wees flexibel en overleg met alle belanghebbenden.

5. Niet bijhouden van koerswijzigingen

Deze fout heeft tot gevolg dat budgetten en deadlines worden overschreden. Tip: volg een formele verzoekprocedure bij veranderingen binnen een project. Als de doelen veranderen of bijgesteld worden, dan moet dat direct aangegeven worden in een document. Op die manier kan de projectmanager inschatten welke gevolgen de aanpassingen hebben voor het budget en de planning, en hierop het team en het proces op bijsturen.

6. Problemen negeren

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, lossen problemen in projectmanagement zich niet vanzelf op. Sterker nog, in de meeste gevallen wordt het alleen nog maar erger. Tip: als er iets verkeerd gaat, gaat het erom dat het goed wordt opgelost. Veel mensen sluiten de luiken en staren naar de horizon, terwijl het veel beter is om direct aan de bel te trekken zodra duidelijk wordt dat het fout dreigt te gaan.

7. Geen heldere doelstelling

Als de doelstelling niet helder is bepaald en afgekaderd, kan een proces ernstig uit de hand lopen. Bovendien kan het project door gebrek aan richting vertraging oplopen en niet aan de doelstelling voldoen. Tip: zorg voor een gedegen business plan. Leg duidelijk vast wat de doelstellingen en de grenzen van het project zijn.

8. Onvolledige projectschema's

Hierdoor weten leden van het projectteam niet wat wanneer moet gebeuren, waardoor het heel lastig wordt een project op tijd af te ronden. Tip: wanneer alle activiteiten van het project zijn vastgesteld, kunnen de deadlines eraan toegevoegd worden op basis van de einddatum van het project. Projectmanagement-software kan hierbij helpen.

9. Onredelijke deadlines accepteren

Water bij de wijn doen om maar aan de verwachtingen van de directie te voldoen, leidt bijna standaard tot grotere vertragingen of slechtere resultaten. Tip: het projectmanagement moet realistisch zijn over de hoeveelheid menskracht, geld en tijd er nodig is om een project te voltooien. De keuze is dan aan de directie om te kiezen tussen kosten, doelstelling en tijdschema.

10. Slechte communicatie

Slechte communicatie is de hoofdoorzaak van het falen van projecten. Vaak blijkt dat de communicatie niet specifiek wordt afgestemd op de verschillende doelgroepen. Tip: projectmanagers moeten de taal van de doelgroep(en) spreken. Geef iedereen die betrokken is in vogelvlucht een overzicht van het hele project, van begin tot oplevering. Dus welke stappen zijn er allemaal nodig om een project succesvol af te ronden? Besteed in dat overzicht aandacht aan de momenten waarop actie of input wordt verwacht en van wie.  

Bron Computerworld.nl