Voorbereiden van beoordelingsgesprekken

Anders dan een functioneringsgesprek is het beoordelingsgesprek nogal een eenzijdig gesprek waarbij leidinggevenden het functioneren van hun medewerkers over het afgelopen jaar evalueren. Nauwkeurige en degelijke voorbereiding is hierbij cruciaal. Maar hoe?

Het klassieke beoordelingsgesprek heeft vooral als doel om een oordeel te vellen: salarisverhoging, promotie of ontslag. Vandaag de dag wordt een dialoog niet uit de weg gegaan en ligt de focus meer op het ontwikkelen van de doelstellingen en de competenties van de medewerkers. Daarnaast wordt ook besproken hoe de prestatie en de motivatie van de werknemer verbeterd kunnen worden.

5 tips om een beoordelingsgesprek goed voor te bereiden

Wanneer mensen anderen gaan beoordelen wordt nogal eens uit gegaan van persoonlijke voorkeur en het gedrag van de persoon in kwestie. Als leidinggevende vormt u toch een beeld van een werknemer door uw eigen waarnemingen. Deze valkuil kunt u voorkomen door een aantal zaken goed voor te bereiden.

1. Win zoveel mogelijk informatie in

Probeer zoveel mogelijk informatie in te winnen over het functioneren van de medewerker. Denk aan het persoonlijk ontwikkelingsplan, rapporten, notulen van vergaderingen en eerdere beoordelingen. Raadpleeg ook klanten, collega’s, enzovoorts.

2. Formuleer vooraf heldere doelen en baseer hierop uw oordeel

Als het binnen de organisatie helder is wat de doelstellingen zijn, dan weet u ook welke specifieke doelen voor de verschillende afdelingen – en dus voor de individuele medewerkers - gesteld moeten worden. Pas deze toe.

3. Stel functie- en competentieprofielen vast

Wanneer u medewerkers moet beoordelen op bepaalde bereikte resultaten, dan zijn competentieprofielen en rol- of functieprofielen daarbij onontbeerlijk. Hierin wordt beschreven wat er van iemand wordt verwacht binnen een bepaalde functie. U kunt gebruikmaken van waarderingsschalen waarbij u bijvoorbeeld op een schaal van 5 aangeeft of iemand goed functioneert: 1 staat dan onvoldoende en 5 voor uitmuntend.

4. Beoordeel ook het sociaal functioneren

Tijdens de voorbereiding is het belangrijk om ook goed de mate van samenwerking en het sociaal functioneren van de medewerker te polsen. Iemand kan dan nog zulke goede resultaten behalen, als hij vervolgens een bloedspoor op de gang achterlaat, is er toch iets heel erg mis.

5. Geef de HR manager de rol als uw gesprekspartner

De rol van HR of P&O beperkt zich bij beoordelingssystemen niet alleen tot beheeractiviteiten, waarbij ze in de gaten houden wie gesprekken hebben gevoerd en wie dat nog moet doen. De HR manager kan u ook ondersteunen bij het maken van goede afspraken en bijvoorbeeld bij de vraag hoe u medewerkers kunt helpen bij hun ontwikkeling.

Het beoordelingsgesprek zelf

Tijdens het gesprek zelf is het heel erg belangrijk – ongeacht of u een positief of negatief oordeel velt - hoe u uw feedback verwoordt. Doe dit helder en duidelijk. Onderbouw uw oordeel altijd met waarnemingen en feiten en wordt nooit persoonlijk. Geef, ondanks het hoge ‘zend-gehalte’ van het gesprek, de werknemer de kans en de ruimte om te reageren. Luister goed en heb respect en begrip voor emoties. Wanneer het gesprek wordt afgerond, vat u kort samen wat er is besproken en welke afspraken er zijn gemaakt. Stel samen vast welke acties ondernomen moeten worden, door wie en binnen welke termijn. Sluit het gesprek altijd positief af. Spreek uw dank uit voor de inzet van de medewerker en laat nooit iemand boos of overstuur vertrekken. Plan, indien gewenst, een afspraak in voor een follow-up gesprek.

Bronnen: P&O Actueel en Carierretijger.nl

Deel dit artikel

Wellicht ook interessant