De beste tips voor het managen van stakeholders

Projecten vragen om hoge investeringen van geld, tijd en energie. Maar al werkt u nog zo hard, uw stakeholders vormen de sleutels tot succes. We geven u enkele tips hoe u de verwachtingen van deze groep kunt beheren en sturen. Zo kunt u met ieder project de juiste resultaten bereiken.  

Wat is stakeholder management?

Het uitvoeren van een succesvol project vereist goed stakeholder management. Een stakeholder is iemand die een belang heeft in uw project of zal worden beïnvloed door de resultaten of de uitvoer. Het is belangrijk om te begrijpen wat de stakeholders beweegt en hierop in te spelen. Zo houdt u iedereen aan boord te houden voor de gehele duur van het project.

Stakeholder management: hoe pakt u het aan?

Om stakeholders te betrekken bij uw project kunt u de volgende stappen nemen:

• Stel samen doelen en doelstellingen vast – betrek uw stakeholders bij het opstellen en formuleren van uw doelen. Dit verhoogt hun betrokkenheid bij het project, van begin tot eind.
• Stem af wat de voorwaarden en kaders zijn – wees duidelijk over wat je wilt bereiken en wat de voorwaarden moeten zijn van de kwaliteitstoetsing aan het einde. Wanneer is er sprake van een succes?
• Communiceer – communiceer gedurende het hele project met uw stakeholders. Houd ze op de hoogte van wat er speelt en wat de vooruitgang is. 

Drie manieren om stakeholders te benaderen

De manier waarop u stakeholders benadert is bijna net zo belangrijk als de boodschap die uw brengt. Er zijn verschillende strategieën, we bespreken er drie:

1. De minste weerstand - het pad van de minste weerstand is de gemakkelijke manier en het meest zinvol. Dit betekent dat u op een regelmatige basis rapporteert aan de dichtstbijzijnde belanghebbenden. U als projectmanager besteedt geen aandacht aan belanghebbenden die zich buiten de invloedssfeer bevinden. Een voorbeeld hiervan is dat u slechts informatie over het project deelt met u direct leidinggevende of de belangrijkste belanghebbenden en besluitmakers. Zij brengen de boodschap over aan de rest van de belanghebbenden voor het project.
2. Shotgun – bij deze aanpak spreekt u zoveel mogelijk stakeholders aan om zo uw doel te communiceren. U kunt dit doen door mensen op de gang aan te spreken, bij de koffiemachine of even binnen te lopen.
3. The high road – deze methode bevindt zich tussen de bovenste twee in en houdt in dat u de belanghebbenden informeert tijdens informele projectvergaderingen. Als de belanghebbenden veel geïnvesteerd hebben in het project, kan dit de beste methode zijn om hen te bereiken en betrokken te houden bij het project. De projectmanager moet duidelijk zijn in wat hij vraagt van de stakeholders in vergaderingen met hen.  

Wat is belangrijk voor stakeholders?

Uw stakeholders willen dat u zich drie dingen realiseert bij het uitvoeren van uw project:

1. Zij hebben een fulltime baan.
   Heb respect voor het drukke schema van uw stakeholders. Voor hen zal uw project waarschijnlijk niet behoren tot hun topprioriteiten. Wees duidelijk in wat u van ze verwacht en wat ze van u kunnen verwachten.
2. Zij willen genoeg informatie, niet meer, niet minder.
   Rapporteer helder en doelgericht. U belast stakeholders alleen maar met onnodige informatie. Bedenk vooraf welke stakeholders op welk level informatie nodig hebben en of ze, bijvoorbeeld, toegang moeten krijgen tot een projecttool. Bij ieder level hoort een andere informatiestroom.
3. Zij willen dat u op tijd bent.
   Binnen budget blijven met uw project is belangrijk, maar het is nog belangrijker om te leveren wat u beloofd heeft, op het moment dat u heeft afgesproken. Uw succes en eventueel falen straalt immers ook af op uw stakeholders.  

‘Verkoop’ uw project

U kunt op verschillende manieren uw project ‘verkopen’ aan stakeholders. Belangrijk is het volgende:

• Zorg dat u een inhoudelijk verhaal presenteert, bestaande uit meer dan een mooie (powerpoint) presentatie. U wilt een lange termijn relatie aangaan, die gebaseerd is op vertrouwelijke feiten en data, niet alleen op een flashy powerpoint.
• Leg uit wat het hen oplevert. Kruip in de huid van uw stakeholders en bedenk wat voor hen belangrijk is.
• Ken uw publiek. Weet welke informatie ze aanspreekt en hoe u dit op de beste manier overbrengt. 

Werk aan uw relaties in projectmanagement

Het opbouwen van relaties is net zo belangrijk binnen het projectteam als erbuiten. Goede relaties kunnen het verschil maken tussen succes en mislukking. Dit zijn enkele tips:

• Netwerken (intern en extern) is essentieel in het opbouwen van solide zakelijke relaties. Belangrijke vaardigheden die u moet beheersen zijn het creëren van verstandhouding en luisteren.
• Wees persoonlijk. Zorg dat u uw stakeholders leert kennen en zij u. Het werken in een projectteam wordt prettiger wanneer er een persoonlijke noot aan toegevoegd wordt.
• Creëer een cultuur die goed is voor relaties en prettig aanvoelt voor de projectleden. Probeer een community te creëren waarin mensen een gemeenschappelijk doel delen. 

Meer tips

Op deze website worden nog meer tips gegeven voor stakeholder management. 
 
Bron: Project Smart