Do's & don'ts van een functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is iets anders dan een beoordelingsgesprek. Het gesprek is tweerichtingsverkeer en draagt bij aan een goede samenwerking tussen leidinggevende en medewerker. Het doel van het functioneringsgesprek is om de kwaliteit van werk te verhogen. Daarnaast zorgt het voor een betere motivatie van de medewerker. Het is een onmisbare tool voor u als leidinggevende en voor iedere organisatie met medewerkers.

Een medewerker wordt niet beoordeeld tijdens een functioneringsgesprek. Leidinggevende en medewerker bespreken zaken waarvoor vaak geen tijd is tijdens het dagelijkse werk. Het gesprek gaat over ambities, irritaties, opleiding en knelpunten. Ook is het mogelijk om elkaar een compliment te geven. Tot slot maakt u concrete afspraken met elkaar om een optimaal functioneren van de medewerker te bewerkstelligen.

Doel van functioneringsgesprek

Deze doelen streeft u na met een functioneringsgesprek:

• Kwaliteit van werk verhogen van de medewerker
• Motivatie verhogen van de medewerker
• Betere samenwerking tussen medewerker en leidinggevende

Het gesprek vindt meestal één keer per jaar plaats. Maar het is belangrijk om gedurende het jaar vaker terug te komen op deze punten en de afspraken die zijn gemaakt in het laatste gesprek. Pak het verslag er regelmatig bij en informeer naar de voortgang.

Gericht op verbetering

In het functioneringsgesprek staat verbetering centraal. Leidinggevende en medewerker bespreken de huidige werksituatie om te ontdekken of er knelpunten zijn. Bedenk samen hoe u problemen kunt oplossen en leg dit schriftelijk vast in duidelijke afspraken. Stip niet alleen de negatieve zaken aan, maar geef ook complimenten (aan elkaar) over zaken die goed gaan.

Gelijkwaardigheid

Het is een gelijkwaardig gesprek waarin beide partijen een belangrijke rol vervullen. Het is belangrijk dat de medewerker zelf ook verbeteringen voorstelt, zodat er meer draagvlak is voor de afspraken die uiteindelijk worden gemaakt. Leg uw medewerker daarom uit dat dit een belangrijke tool is voor hem om een groeipad uit te stippelen en carrière te maken. Voor de medewerker is dit een moment om obstakels te tackelen en ambities na te jagen.

Gespreksonderwerpen

Vaak komen de volgende onderwerpen ter sprake in een functioneringsgesprek:

• Het werk van de medewerker (bijvoorbeeld niveau, taken, proces en uitvoering)
• Beleving van het werk (bijvoorbeeld de samenwerking met collega’s, de sfeer)
• Knelpunten (factoren die goed functioneren in de weg staan)
• Toekomst (ambitie, groeipad en opleiding)

De leidinggevende maakt aantekeningen tijdens het gesprek en verwerkt deze na afloop in een verslag. Zowel de leidinggevende als de medewerker zetten hieronder hun handtekening.

Voorbereiding

Zowel leidinggevende als medewerker dienen zich goed voor te bereiden op het gesprek. Alleen dan kan er een gelijkwaardig gesprek plaatsvinden, waarin beide partijen suggesties doen tot verbetering. Als leidinggevende dient u te:

• Plannen; plan tijdig een afspraak in, geef uw medewerker de tijd om zich voor te bereiden.
• Verzamelen; bekijk oude verslagen, notulen van vergaderingen of zelfs e-mails om data te verzamelen over het functioneren van uw medewerker.
• Communiceren; vertel doel van het gesprek aan uw medewerker, hoe lang het gesprek duurt en hoe de vastlegging in zijn werk gaat.
• Gesprekspunten op te stellen; stel een lijst op met punten waar u het over wilt hebben en vraag uw medewerker hetzelfde te doen. Wissel ze uit van tevoren, zodat u beide weet wat de agenda is.

Do’s & don’ts

Omdat veel leidinggevenden het lastig vinden om een functioneringsgesprek te voeren, hebben we enkele tips onder elkaar gezet. Hierbij de do’s en don’ts voor leidinggevenden:

DO’S:

• Begin met de gesprekspunten van de medewerker.
• Luister aandachtig en maak aantekeningen.
• Wees zelf open en eerlijk, dit nodigt uit tot een gelijkwaardig gesprek.
• Respecteer de meningen, ideeën en gevoelens van de medewerker.
• Vat regelmatig samen en verifieer of je alles goed begrepen hebt. Vraag ook aan de medewerker of alles duidelijk is.
• Stimuleer de medewerker om zelf met oplossingen te komen.
• Maak concrete afspraken over wie welke actie onderneemt (wat, wie en wanneer).

DON’TS:

• Niet voorbereiden
• Geen duidelijke opbouw hanteren en van de hak op de tak springen
• In de verdediging schieten bij kritiek
• Elkaar in de reden vallen en niet uit laten praten
• Op een plek afspreken waar jullie gestoord kunnen worden
• Niet concreet zijn
• Geen korte evaluatie doen aan het einde van het gesprek