Het functioneringsgesprek

Waarom een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een gestructureerd gesprek tussen een medewerker en een leidinggevende waarin het functioneren van de werknemer en de onderlinge samenwerking centraal staat. Het functioneringsgesprek heeft als doel de kwaliteit van het werk te verhogen. Daarnaast zorgt het voor een betere motivatie van de medewerker. Tijdens het dagelijkse werk is er meestal niet veel tijd om dit soort zaken te bespreken. Het gevolg hiervan is dat bijvoorbeeld irritaties tussen de bedrijfsleider en een medewerker niet worden uitgesproken, maar ook dat complimenten niet altijd worden gewisseld. Tijdens een functioneringsgesprek wordt een medewerker niet beoordeeld. Het gesprek is bedoeld om eens rustig een aantal onderwerpen te bespreken en via afspraken een optimaal functioneren van de medewerker te bewerkstelligen.

Wat wordt er besproken in het functioneringsgesprek?

De voortgang op de eerder gemaakte afspraken. Ook is het mogelijk om eventueel nieuwe resultaat- of ontwikkelafspraken toe te voegen. In de regel gebeurt dat alleen wanneer de situatie zodanig is gewijzigd dat deze nieuwe afspraken logisch en realistisch zijn. Tijdens het functioneringsgesprek wordt niet alleen gesproken over de tijdens het planningsgesprek gemaakte afspraken. Ook zaken als werksfeer, samenwerking binnen de afdeling, samenwerking met de leidinggevende, werkdruk en arbeidsomstandigheden komen aan bod. Eventuele opmerkingen of afspraken over deze zaken worden ook genoteerd.

7 tips om functioneringsgesprekken zinvol te maken

Door een goede voorbereiding en door te luisteren naar elkaar kan het functioneringsgesprek verbeterd worden. Veel managers hebben een hekel aan de jaarlijkse functioneringsgesprekken. Volgens Lisa Quast zien managers de functioneringsgesprekken als een bureaucratische exercitie die door HR is opgelegd. Ook medewerkers klagen dat deze evaluaties nutteloos zijn. Dat komt vaak doordat managers maar wat doen en de evaluatie niet serieus aanpakken. Dat heeft gevolgen voor het moraal van medewerkers. Toen Quast zelf nog marketingmanager was besteedde zij ruim 30% van haar tijd aan personeelsmanagement. Zij vond dit een belangrijk onderdeel van haar functie. Goede medewerkers aantrekken en deze tevreden houden levert resultaat op voor de organisatie. Het serieus aanpakken van functioneringsgesprekken levert veel op. Maar hoe pak je die gesprekken nu aan? Quast geeft 7 tips om functioneringsgesprekken zinvol te maken voor managers en medewerkers.
 

1. Voorbereiding is belangrijk

Omdat functioneringsgesprekken vaak worden gezien als een saaie, bureaucratische exercitie, besteden veel managers weinig tot geen tijd aan de voorbereiding. Gebrek aan voorbereiding vermindert de waarde van het gesprek. Tijdens de voorbereiding moet niet alleen aandacht worden besteed aan concrete resultaten, maar ook aan de boodschap die een manager wil meegeven aan de medewerker. Met welk gevoel moet de medewerker de deur uitgaan?
 

2. Zorg voor een goede locatie

Houd functioneringsgesprekken in een ruimte die een vertrouwelijk gesprek mogelijk maken. Kies indien mogelijk voor een kleinere kamer met een ronde tafel. Indien dit niet mogelijk is, ga dan dicht bij elkaar zitten. Zorg ervoor dat de medewerker op zijn gemak is. Daarvan wordt het gesprek effectiever.
 

3. Open met de agenda

Stel medewerkers op hun gemak door hen te laten weten wat ze kunnen verwachten tijdens het gesprek. Uiteraard hangt deze agenda mede af van welke informatie er beschikbaar is. Een globale agenda ziet er als volgt uit: prestaties in het verleden, huidige prestaties, doelen en doelstellingen voor de komende periode en het persoonlijke ontwikkelingsplan. Besteed tijdens het gesprek aandacht aan zaken die goed gingen en zaken die minder goed gingen. Maak er ten aanzien van de doelstellingen en het ontwikkelingsplan een open dialoog van.
 

4. Moedig discussie aan

Een functioneringsgesprek mag nooit eenrichtingsverkeer zijn. Dit is het moment om het eigen standpunt duidelijk te maken én om uit te vinden wat de medewerker er zelf van vindt. Wat vinden zij dat er goed is gegaan? Wat is minder goed gegaan? Hoe zouden ze dat nu aanpakken? Gezien de doelstellingen voor de komende periode, welke ondersteuning hebben zij nodig van hun manager? Welke vaardigheden moeten ze ontwikkelen, welke kennis hebben ze nodig om doelstellingen te behalen en om hun loopbaanontwikkeling vorm te geven?
 

5. Loof en prijs waar toepasselijk

Laat medewerkers blijken dat je hun prestaties waardeert. Uitzonderlijke prestaties moeten erkend worden. Dit is een uitgelezen moment om medewerkers nog eens te laten blijken hoe blij je met hen bent.
 

6. …Maar aarzel ook niet om problemen op te pakken

Een review is een goed moment om een medewerker te prijzen, maar het is ook een goede gelegenheid om medewerkers die problemen hebben ondervonden te helpen bij het aanpakken van die problemen. Uiteraard moeten die problemen direct worden op- en aangepakt op het moment dat deze zich voordoen. Als prestaties achterblijven of als ongepast gedrag wordt vertoond moet daarop actie worden ondernomen. Wacht daar niet mee tot een evaluatiemoment. Echter, functioneringsgesprekken zijn een goed moment om de gemaakte afspraken nog eens te herhalen en om consequenties van het niet nakomen van afspraken te benadrukken.
 

7. Stop het gesprek pas als manager en medewerker op dezelfde lijn zitten

De manager moet ervoor zorgen dat deze volledig inzicht heeft in het functioneren van medewerkers. Wat zijn hun successen, mislukkingen en valkuilen? Wat zijn hun doelstellingen voor de komende tijd? Hoe gaan zij deze bereiken? Al deze aspecten moeten tijdens het gesprek aan de orde komen. Standpunten van beide gesprekspartners komen dan aan de orde. Dit moet leiden tot een gemeenschappelijke visie op het toekomstige functioneren van de medewerker. Wil je als weten of je als manager goed werkt levert tijdens functioneringsgesprekken? Let dan op de gezichten en reacties van je medewerkers tijdens het gesprek. Medewerkers mogen niet doodsbang zijn voor dit jaarlijkse gesprek. Niets wat je als manager bespreekt moet immers een verrassing zijn voor medewerkers. Alles is in de loop van het jaar al aan de orde gekomen. Het functioneringsgesprek moet een van die vele gesprekken zijn in de voortdurende dialoog over de wijze waarop de medewerker presteert. Maak dus tijd vrij voor een goede voorbereiding en toon compassie tijdens het gesprek.