Meer werk met minder mensen, hoe kunt u dat managen?

In deze economisch zware tijden kijken veel bedrijven naar hun organisatie. Waar mogelijk wordt bezuinigd, óók op het personeel. Minder mensen moeten dus meer werk doen. Maar hoe realiseer je dat als manager dusdanig dat de werkdruk minimaal is?

Beoordeel de verantwoordelijkheden en taken

Na een bezuinigingsronde en het onvrijwillig vertrek van collega’s, is het prioriteit om rust te creëren in het team. Een goede eerste stap hierin is om de individuele verantwoordelijkheden van de medewerkers en de collectieve verplichtingen van het hele team in kaart te brengen. Zijn er bepaalde activiteiten of taken die kunnen worden gestopt of eigenlijk bij een andere afdeling horen? Dan is dit het moment om korte metten te maken met twijfelachtige zaken – die misschien jaren geleden (onterecht) werden toegewezen of wellicht overbodig zijn geworden.

Maak de werkprocessen efficiënter

Simpelweg uw werknemers vragen om harder en sneller werken is niet zinvol. Vaak komt het water hen al aan de lippen. Wat wél zinvol is, is te zoeken naar efficiëntere manieren om het werk te doen. Heroverweeg ‘business as usual’; kijk waar werkprocessen vereenvoudigd kunnen worden en elimineer zogenaamde ‘bottlenecks’. En betrek uw medewerkers hierbij. Zij weten immers beter dan wie dan ook waar de knelpunten zitten en kunnen mogelijk ook slimme oplossingen en ideeën aandragen.

Creëer draagvlak bij de directie

Zodra u heeft vastgesteld welke activiteiten een lagere prioriteit moeten krijgen en hoe u uw werkprocessen efficiënter kunt maken, wordt het hoog tijd om in een eerlijk gesprek met de directie hen om input en ondersteuning te vragen. Alleen zo kunt u de benodigde wijzigingen waarmaken.

Ga op zelfonderzoek

Uw werkwijze onder de loep nemen, getuigd van goed leiderschap. Heeft uw werk ertoe geleid dat uw werknemers vertragingen hebben opgelopen? Denk aan het accorderen van stukken, het nemen van bepaalde beslissingen, het faciliteren van het team? Geeft u uw werknemers voldoende ruimte om hun eigen weg te gaan? Draagt u bij aan een goede werksfeer en het motiveren van het team? Wees een goede communicator en vraag om feedback. Laat medewerkers weten dat u de problemen waarmee ze worden geconfronteerd, begrijpt. Houd het team op de hoogte van de richting waarin u wilt gaan. Bespreek de doelstellingen, de veranderingen, de planning, maar ook de voortgang en de successen die u samen boekt.  

Bron: Washingtonpost.com