Projectmanagement is dealen met gedoe

Projecten ontaarden vroeg of laat in 'gedoe'.  Vaak als gevolg van samenwerking, beïnvloeding vanuit de projectomgeving en belangenbehartiging. Dit kan hoog oplopen en veel energie kosten. Maar als het besproken wordt, kan het ook veel opleveren.

Zolang mensen het goed met elkaar kunnen vinden, zowel inhoudelijk als relationeel, zal er weinig gedoe zijn. Het gaat erom wat er gebeurt als het spannend wordt, als de inzichten botsen, de overdracht niet meer zo soepel loopt, de interactie stroef wordt en de kwaliteit van de relatie te wensen overlaat. Dan heeft bijna iedereen de neiging om de confrontatie uit de weg te gaan. Hierbij spelen 3 angsten een rol:

1. Mag het wel? Wordt het niet als zwakte gezien?
2. Kan ik het wel, want het gaat over gevoelens waarvoor een geheel andere logica geldt dan waarin de meeste projectleiders zijn opgevoed?
3. Waar komen we op uit met die gesprekken?

En dan wordt het interessant wat de projectleider gaat doen. Kan die dealen met het gedoe?

Kernprincipes

Hoe vervelend het soms ook is, er is niets mis met gedoe. Sterker nog, het is een teken van betrokkenheid. De kneep zit ‘m in het met elkaar bespreken van gedoe als gezamenlijk probleem, met de intentie om dit te beheersen en op te lossen. Maar hoe doet u dat, hoe leidt u die gesprekken? Het is niet zozeer een kwestie is van kunnen als wel van durven. Hieronder hebben we een aantal principes geformuleerd voor het creëren van een veilige uitgangspositie om dit soort gesprekken goed te kunnen voeren.

1. Gedoe ontstaat in interactie met elkaar. Het is het gevolg van een collectief proces, waaraan iedereen een meer of minder groot steentje bijdraagt. Zelfs door in een team uw mond dicht te houden kunt u er aan bijdragen. Daarom moet het ook samen opgelost worden.
2. De gesprekken moeten gaan over het gedrag van personen; gedrag dat de samenwerking wel of niet bevordert. Ten aanzien van de personen zelf is er geen ander uitgangspunt mogelijk dan dat met hen niets mis is.
3. De schuldvraag is niet interessant. U kunt het ook omdraaien: iedereen heeft schuld en daarom is het zoeken naar de schuldige niet relevant. Wel relevant is het effect dat het gedrag van de één heeft op dat van de ander.
4. Van mensen af willen, mag daarom niet de (voorbedachte) inzet zijn van het gesprek. Het doel is van gedoe tussen mensen af te komen, niet van de mensen zelf.
5. Wie deelneemt aan de gesprekken, committeert zich vooraf aan de uitkomst. De hele aanpak is gebaseerd op het geloof dat de kwaliteit van de uitkomst rechtevenredig is met de kwaliteit van het proces.
6. Iedereen spreekt voor zichzelf. Dit is de meest essentiële communicatieregel voor het op tafel krijgen van gedoe. Het overtreden van deze regel is namelijk juist de ultieme oorzaak van het ontstaan van gedoe.

Vertrouwen

Achter deze principes gaat een mensbeeld schuil. De principes werken alleen in een situatie waarin men elkaar professioneel waardeert, ervan uitgaat dat iedereen er een succes van wil maken, men elkaar als volwassen beschouwt en op ‘ooghoogte’ met elkaar wil communiceren. Ze gelden voor organisaties en projecten, die gebaseerd zijn op vertrouwen. Een projectleider die zich zo’n situatie wenst, heeft maar één optie: zijn mensen op die gewenste manier te behandelen.

Bron: IPMA Projectie Magazine