Sneller en effectiever problemen oplossen, hoe doe je dat?

Hoe vaak lost u een probleem op wat eigenlijk geen probleem was? Wat was er toen aan de hand? Hoeveel tijd had u toen al besteed aan het plakken van de band terwijl het glas (de grondoorzaak) gewoon nog op straat lag?

Het is pijnlijk, maar we hebben nu eenmaal de voorkeur om snel te denken in oplossingen zonder dat we opzoek gaan naar grondoorzaken. In het verleden heb ik mij hier ook schuldig aan gemaakt en als ik niet scherp ben trap ik nog steeds in deze snelle manier van problemen oplossen. Na het lezen van dit artikel heeft u inzicht in hoe u door het toepassen van een Kaizen, sneller en effectiever problemen kunt oplossen door de grondoorzaak weg te nemen. Geïnteresseerd? Een praktijkvoorbeeld hoe het ook anders kan. Ik neem u graag mee naar mijn eerste Kaizen.

Wat is een Kaizen?

De Kaizen is een onderdeel van de Lean filosofie. Eigenlijk is het de Japanse benaming voor de filosofie: continue verbeteren. In dit artikel hebben we het over het tool Kaizen. Een hulpmiddel om op een gestructureerde manier problemen op te lossen door het wegnemen van de grondoorzaken

1. Definieer probleem en doelstelling
2. Analyseer de feiten
3. Genereer oplossing(en)
4. Plan uitvoering
5. Uitvoeren van de oplossing
6. Check en borg

Problemen op de werkvloer

Het is 2011, als manager van een grote verzekeraar ben ik verantwoordelijk voor een team met software ontwikkelaars. Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van online applicaties voor het afsluiten en inzien van verzekeringen. Het team klaagt al maanden over de performance van hun werkstations. Geen manier wordt geschuwd om mij te laten merken dat de werkstations populair gezegd niet vooruit te branden zijn. Als manager ben ik niet snel onder de indruk. Die Werkstations zijn net nieuw, dus niet zeuren is mijn eerste reactie. Je zal wel te veel programma’s tegelijkertijd openstaan is een andere dooddoener. Uit eindelijk besluit ik een sit-in te doen. Als leidinggevende ga ik naast een ontwikkelaar zitten en inderdaad het duurt een eeuwigheid voor dat de werkstation is opgestart. De twinkeling in de ogen van de ontwikkelaar vergeet ik nooit meer toen we gezamenlijk besloten dat het zo niet langer kon.

Confronterende inzichten met Kaizen

Als afdeling waren we net door een LEAN verbetertraject gegaan. Een Kaizen uitvoeren lag dus voor de hand. De probleemdefinitie was snel gedefinieerd en het doel was voor de mannen ook geen probleem. We besluiten voor een periode van 2 weken te gaan meten hoeveel tijd het bijvoorbeeld kost om het werkstation op te starten. Het zucht en gesteun op de afdeling wordt direct minder. De mannen zijn blij dat er eindelijk iets met hun probleem gedaan wordt. Als we na twee weken op nieuw bij elkaar zitten om de resultaten te analyseren blijken de inzichten confronterend. Op een team van 8 ontwikkellaars wordt elke week 1 man dag, 8 uur dus verloren met wachten. Gedurende looptijd van het project zou dit in totaal 30 dagen zijn! Een gedetailleerde analyse laat zien wat de grootste problemen zijn: het opstarten en het werken in ontwikkelomgeving.

Enthousiaste medewerkers om probleem op te lossen

Het enthousiasme van de mannen is overweldigend, zelf de meest terughoudende ontwikkelaar is betrokken en bereid om extra meters te maken om het probleem gezamenlijk te tackelen. In een brainstorm worden verschillende scenario’s door de mannen uit gewerkt. Met een solide business case is het voor mij eenvoudig om budget vrij te maken voor de oplossingen. Na het invullen van de impact haalbaarheidsmatrix wordt er gekozen voor een oplossing waarin we gaan werken met externe harde schijven voor het ontwikkelen van software. Dit is de oplossing voor de korte termijn. Voor de lange termijn gaan we aan de slag met de IT afdeling die de images (de basis configuratie voor de werkstations ontwikkelt) om aanpassingen te maken zodat de opstartsnelheid van de werkstations wordt verhoogd. Het was de eerste keer dat ik een Kaizen heb uitgevoerd. De glimlach en enthousiasme van de medewerkers is mij altijd blij gebleven. Probeer het eens, wat heeft u te verliezen?

Gewoon doen! Dus continu verbeteren!

Pas de principes, de stappen van een Kaizen toe en u bent (weliswaar in het klein ) zelf aan de slag met continu verbeteren of Lean, als dit beter klinkt. Kando Kaizen! Voel, ervaar de Kaizen Download hier het stappenplan Kaizen