Systeemgerichte Contractbeheersing is risico’s beheersen op afstand

Kortgezegd betekent ‘Systeemgerichte Contractbeheersing (SCB)’ dat de opdrachtgever op afstand toezicht houdt op het werk dat een opdrachtnemer uitvoert. Tegenwoordig wordt SCB vooral toegepast bij de toezicht op grootschalige projecten door non profit- en overheidsorganisaties.

Bij SCB is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de realisatie van het werk, de werkwijze en het kwaliteit managementsysteem. Terwijl de opdrachtgever zich voornamelijk focust op het formuleren van het gewenste resultaat, beheersing van het contract en het risico gestuurd toetsen of aan de contracteisen wordt voldaan.

Toetsen

Door middel van toetsen of audits kan de opdrachtgever de werkzaamheden die de opdrachtnemer verricht - en daarmee ook de risico’s, beheersen. Op basis van de auditresultaten kan de opdrachtnemer worden (bij)gestuurd. Daarnaast wordt de rechtmatigheid van de opleveringen en de betalingen geborgd. Bij SCB audits wordt er op een aantal punten getoetst. De belangrijkste punten zijn:

• contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer;
• onderliggende contractstukken zoals vraagspecificaties;
• projectmanagementplan opdrachtnemer
• plan van aanpak opdrachtnemer
• risicodossier opdrachtnemer

Risico gestuurd toetsen

De toetsingsaspecten zijn met name gericht op het beperken van risico’s en worden vastgelegd in een zogenaamd toetsplan of auditprogramma. Zo’n plan of programma bestaat uit 3 soorten toetsen:

• Systeemtoets: toets op functioneren van het integrale projectmanagementsysteem van de opdrachtnemer, met nadruk op naleving van het systeem en de kwaliteitsborging. Moet leiden tot aantoonbaar beheerste processen en producten en adequaat bijsturen bij afwijkingen.
• Procestoets: toets op het werk tijdens een ontwerp- of uitvoeringsproces. Beheerst conform de contracteisen en eigen procesdefinities en moet leiden tot de gewenste output.
• Producttoets: toets in de uitvoering op betrouwbaarheid van test-, keurings- of verificatieresultaten van de opdrachtnemer.

De bovenstaande toetsen kennen ieder 4 fasen:

1. Voorbereiding op basis van risico’s en contractdocumenten en het intake gesprek met opdrachtgever.
2. Uitvoeren toets bij opdrachtnemer.
3. Rapportage toetsresultaten.
4. Terugkoppeling toetsresultaten naar opdrachtgever.

Bron: Rijkswaterstaat en Lloyd's register (LRQA).