Timemanagement matrix in de praktijk

De timemanagement-matrix van Covey is een handig hulpmiddel wat inzicht biedt in al je to-do lijstjes en taken. Maar hoe werkt het precies? En belangrijker, hoe breng je het in de praktijk?

De onderstaande timemanagement-matrix is op verschillende manieren inzetbaar. Een zeer praktische methode bijvoorbeeld is om gedurende de dag te checken in welk kwadrant je aan het werk bent: in 1, 2, 3 of 4? De uitkomst is verrassend helder en simpel waardoor je direct kunt anticiperen. Is er vaak sprake van verstoringen? Pas dan de 5 tips toe in je dagelijkse werkroutine!

Kwadrant 1: Belangrijk en urgent

In dit kwadrant worden de brandjes geblust. Kortom alles wat gewoonweg niet kan wachten zoals het oplossen van storingen en acute problemen, het afhandelen van klachten, of het halen van deadlines.

Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent

Dit kwadrant biedt ruimte voor het uitbreiden van kennis en het creëren van kansen. Ben je geconcentreerd en gefocust bezig met het ontwikkelen van een bepaald project, het uitwerken van een plan of bezig met een verbetertraject? Zorg dan dat je in dit kwadrant werkt, want hierin ligt de basis voor succes.

Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent

In dit kwadrant ben je de brandjes van collega’s aan het blussen. Om de haverklap word je gestoord met vragen, taken, problemen van anderen die verwachten dat jij die wel zult oppakken/afhandelen. Als blijkt dat je wel erg vaak in dit kwadrant zit, is het zaak om een gezondere balans te vinden tussen je eigen (belangrijke) workload en je collegialiteit.

Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent

Dwaal je tijdens je werk af naar Facebook, nieuwssites of ‘ontvlucht’ je op andere manieren je werk? Dan zit je in het 4e kwadrant, ofwel ‘vluchtkwadrant’. Het ontbreekt je aan een duidelijk doel en al helemaal aan concentratie. Dit kwadrant is dien je zoveel mogelijk te vermijden. Hoe? Bijvoorbeeld door jezelf duidelijke doelen te stellen. “What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower

5 timemanagementtips

1. Parkeer niet urgente zaken Merk je dat je teveel in kwadrant 2 zit en daardoor steeds achter de feiten aanrent? Dit kun je oplossen door fysiek een bakje op je bureau te zetten waarin je alle binnenkomende post/documenten/papieren legt; leeg dit ééns per dag. Doe hetzelfde met je e-mail. Op die manier houd je tijd over voor belangrijke(re) dingen.
2. Stel jezelf een deadline Zit je keurig in kwadrant 2, maar merk je dat je teveel afdwaalt of onnodig de diepte ingaat? Kortom, spendeer je teveel tijd aan bepaalde taken in plaats van ze af te ronden? Spreek met jezelf een bepaalde tijd af per taak/project en stel een alert in op je telefoon of computer. Zo voorkom je dat je de hele dag bij dat ene project blijft hangen. Bovendien, dingen afronden, geeft een heerlijk gevoel!
3. Bouw routine op in je dagelijkse taken Routine inbouwen in je dagelijkse to do dingen, zorgt dat je energie over houdt voor het echte werk envoorkomt dat je afdwaalt naar het 4e kwadrant. Geef alle dingen – van pennen en een schaar tot en met bepaalde documentatie een vaste plek, maak sjablonen aan voor documenten en werk met sneltoetsen.
4. Plan tijd in voor kwadrant 1 Als je weet dat je gemiddeld per dag 1 of 2 uur per dag bezig bent met het blussen van brandjes, plan dan niet je agenda vol. Door rekening te houden met ad hoc dingen, creëer je voor jezelf ruimte.
5. Houd overzicht Verblijf te vaak in kwadrant 3? Leg dan een kladblok op je bureau en schrijf alles op wat er gedurende de dag op je pad komt. Heeft iemand een verzoek of een vraag? Wacht je op een bestellingen of moet je nog iemand terugbellen? Als je dat allemaal moet onthouden, ben je snel het overzicht kwijt. Met dit lijstje vergeet je nooit meer of je nog ergens achteraan moet.

Bronnen: meereffect.nl, werknatuurlijk.nl en hippotential.com.