Verbetertraject in 4 stappen

Als een werknemer niet goed (genoeg) functioneert, dan is het belangrijk dat u als manager  - voordat de situatie verergerd - actie onderneemt. Maar wat zijn exact de te nemen stappen? En welke rol speelt HR hierin?

Als u niet tevreden bent over een werknemer dan doet u er goed aan om eerst de reden(en) daarvan te achterhalen. Zijn er eventuele externe redenen? Is er sprake van technische mankementen, slechte marktomstandigheden of bijvoorbeeld onenigheid met collega’s? Of speelt er iets in de privé-situatie waardoor iemand tijdelijk niet goed functioneert?

Stap 1: schakel HR in

Wat doet u als manager zelf en wanneer is het raadzaam om HR in te schakelen? In het algemeen is het aan te raden om direct, dus op het moment dat u niet tevreden bent over het functioneren van een werknemer, met HR om de tafel te gaan zitten. In overleg met HR kunt u dan bespreken hoe het verbetertraject wordt opgestart (stap 3).

Stap 2: start een verbetertraject

Het verbetertraject start op het moment dat u met de medewerker het disfunctioneren bespreekt. Samen overlegt u wat er exact verbeterd moet worden, maakt u afspraken over de gewenste resultaten, de eventuele voorwaarden en consequenties, de duur van het traject, het verloop en over de eventuele ondersteuning die de werknemer hiervoor nodig heeft. Denk hierbij aan coaching op de werkvloer, een relevante opleiding enzovoorts. Het is van belang om ook hierin HR actief te betrekken. Maak een gespreksverslag en laat dit lezen en accorderen door de werknemer.

Stap 3: monitor de voortgang van het verbetertraject

Plan periodiek een evaluatie in om de verloop van het verbetertraject te monitoren. Dit is een goed moment om behalve het noemen van de punten die (nog) niet goed gaan, juist ook de verbeteringen door te spreken. Bovendien kunt u tussentijds bijsturen en de werknemer optimaal ondersteunen. Maak van deze gesprekken ook verslagen en laat ook die bij voorkeur door de werknemer accorderen.

Stap 4: eindevaluatie

Wanneer het traject is beëindigd, moet de rekening opgemaakt worden. Welke resultaten zijn er behaald? Functioneert de werknemer inmiddels zoals gewenst? Moet het traject verlengd worden? Als de werknemer nog steeds niet naar behoren functioneert en er ontbreekt ook een zekere stijgende lijn, dan is het tijd om de consequenties die u bij de start van het verbetertraject hebt benoemd, door te voeren. Het ondersteunen, monitoren, bijsturen en het voeren van de tussentijdse evaluatiegesprekken kunt u als manager prima zelf aan. Het is niet nodig om HR hier actief in te betrekken. Het is wel verstandig om HR op de hoogte te houden gedurende het verbetertraject.  

Bron: Xperthr.nl