Een opgeruimde mailbox? 5 tips

Door het thuiswerken sturen we nu nog meer mails naar elkaar dan voorheen. Daardoor raken we soms het overzicht kwijt of vergeten we te antwoorden, terwijl onze inbox blijft volstromen met nieuwe mails. Wil je geen stress meer hebben over je overvolle mailbox en de vele ongeopende mails? Een opgeruimde mailbox staat min of meer gelijk aan een opgeruimd hoofd. Daarom geven we je 5 tips waarmee je goed mailbox management ontwikkelt.

1. Werk met mappen

Het klinkt logisch, maar toch doen we het weinig. Je kunt op verschillende manieren met mappen werken in je mailbox. Je kunt ze indelen per onderwerp, maar dan heb je nog steeds geen overzicht van welke mails haast hebben en waar je snel op moet reageren. Daarom is het handig om te werken met 3 mappen:

• Spoed: dit zijn de mails waar je vrijwel meteen op moet reageren of actie op moet ondernemen
• Beantwoorden vandaag: hierin plaats je de mail die je vandaag moet behandelen, maar die minder haast hebben.
• Archief: alles waar je op gereageerd hebt of wat is afgehandeld plaats je in deze map. Als alles goed gaat, zijn de twee bovenste mappen aan het einde van de dag leeg en staan die mails nu in deze map.

2. Durf te verwijderen

We zijn geneigd om al onze mails te bewaren, want ‘misschien komt het nog een keer van pas’. Maar hoe vaak is dat nu eigenlijk? Bewaar alleen de echt belangrijke mails in de map ‘Archief’ (of een map over het specifieke onderwerp als je dat handig vindt) en verwijder de rest. Zo heb je altijd een lege inbox, wat rust en overzicht geeft.

3. Creëer vaste mailmomenten

We hebben de hele dag onze inbox open en zien elke mail binnenkomen. Dat zorgt voor onrust en de pop-ups leiden je af van je werk. Zorg daarom voor maximaal 3 vaste mailmomenten per dag, bijvoorbeeld aan het begin van de dag, na de lunch en aan het einde van de werkdag. Tijdens deze momenten open je je mailbox en plaats je alles in de juiste map, reageer je op de spoedmails en behandel je een aantal minder belangrijke mails. Het is handig om hier ruimte voor te creëren in je agenda.

4. 1 minuut werk? Handel meteen

Alles wat je uitstelt, zorgt voor minder controle over je inbox. Zie je tijdens je vaste mailmomenten mails die je 1 minuut van je tijd kosten? Beantwoord ze dan meteen. Verplaats ze niet eerst naar een map, want dan moet je er op een later moment nog een keer naar kijken. Werk het meteen weg.

5. Neem cc en bcc ter kennisgeving aan

Als iemand je in de cc of bcc van een mail zet, is de mail in de meeste gevallen niet direct aan jou gericht. Toch reageren we wel vaak op deze mails omdat we ons verantwoordelijk voelen of een ander willen helpen. Laat dit achterwege en reageer alleen op de mails waarin er daadwerkelijk actie van jou wordt verwacht. Neem de berichten waarin je in de cc of bcc aan ter kennisgeving, maar voel je niet geroepen te antwoorden.