Checklist functioneringsgesprek

Functioneringsgesprekken hebben vaak een positief effect bij medewerkers. Zo biedt het onder andere duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden, verhoogt het de motivatie en helpt het ziekteverzuim te verminderen. Leer hoe u een functioneringsgesprek het beste kunt aanpakken!

Voordat u aan een functioneringsgesprek begint, besef dan dat het gaat om tweerichtingsverkeer. Het gesprek is bedoeld om de verwachtingen over en weer helder te krijgen en afspraken te maken. Dit lukt alleen als leidinggevende en medewerker samen de gesprekspunten opstellen, naar elkaar luisteren en vragen stellen. Sla alle gemaakte afspraken op in het personeelsdossier, zodat u hier beiden op terug kunt komen.

Frequentie

Een functioneringsgesprek wordt meestal één keer per jaar gehouden, maar vaker mag natuurlijk ook. Maak de afspraak minimaal een week van tevoren.

Belangrijke pijlers

Voor medewerkers moet er een veilige bedrijfscultuur zijn, waarin ze open kunnen zijn over hun verwachtingen en ambities. Alleen dan kan er een goed functioneringsgesprek plaatsvinden. Werk dus continu aan:

• Veiligheid en vertrouwen Voor een medewerker moeten de opmerkingen van de leidinggevende gegrond en rechtvaardig zijn. Daarnaast is het belangrijk dat zijn eigen opmerkingen worden gehoord en dat zijn vragen serieus worden beantwoord.
• Steun en waardering Medewerkers willen dat de leidinggevende hen ondersteunt bij het verwezenlijken van doelen en ambities. Ze moeten gesteund worden om zich te ontwikkelen in de organisatie. Dit vermindert het risico op werkstress en verhoogt de motivatie.
• Nut Een functioneringsgesprek heeft alleen zin het resultaat heeft en als afspraken worden opgevolgd.

Opbouw gesprek

Voorbereiding, het gesprek zelf en de follow up; dat zijn de drie onderdelen van een functioneringsgesprek.

1. Voorbereiding - een goede voorbereiding toont respect: De leidinggevende maakt vaak de afspraak, minstens een week van te voren. Zo is er voor beide partijen tijd om gesprekspunten op te stellen en het gesprek voor te bereiden. Plan genoeg tijd voor het gesprek en zorg dat jullie niet gestoord worden. Geef de medewerker vooraf een lijst met punten die je als leidinggevende wilt bespreken en geef de kans deze aan te vullen. Geef de medewerker een kopie.
2. Het gesprek - overzichtelijk en resultaatgericht:

• Stel allereerst de medewerker op z’n gemak. Maak een praatje en zorg voor een drankje. Benoem samen het doel van het gesprek en schrijf dat op.
• Neem de lijst door met gesprekspunten die van tevoren is opgesteld en stel de definitieve gesprekspunten vast. Is de lijst te lang, kies dan allebei de drie belangrijkste gesprekspunten.
• De medewerker staat centraal in het gesprek, dus begin met de punten van de medewerker. Bespreek daarna de punten van de leidinggevende.
• Herhaal alle punten met de gemaakte afspraken en acties en schrijf ze op. Zo kun je achteraf een duidelijk verslag maken.
• Vraag de medewerker hoe hij het gesprek heeft ervaren en rond het gesprek af.

3. De follow up – verzegel de afspraken: Na het gesprek maakt de leiding een verslag, die hij vervolgens voorlegt aan de medewerker. Zijn beide het eens, dan tekenen ze voor akkoord en gaat het verslag in het personeelsdossier. Houd goed in de gaten dat de afspraken worden nageleefd en pak het verslag er nog eens bij een paar weken later.

Handige checklist

Deze checklist  helpt u bij het houden van een functioneringsgesprek. De checklist bevat tips en duidelijk stappenplan. Op naar een gemotiveerd en geïnspireerd team!  

Bron Kndb.org