Leveren projecten altijd de juiste resultaten?

Project Succesvol, maar toch niet tevreden

U bent opdrachtgever. Per jaar worden er vele projecten uitgevoerd en daar is veel geld mee gemoeid. U heeft uw projecten goed onder controle: goede projectmanagers, goede methoden en technieken, stuurgroepen, communicatieplannen, etc. Toch levert een aantal projecten u resultaten op waar de organisatie niet op zat te wachten, ondanks dat er is geleverd wat er is beloofd. Het project was succesvol en toch bent u niet tevreden. Had u deze projecten wel moeten laten starten? Ze waren toch zo belangrijk? In dit artikel wordt ingegaan op de oorzaak waarom projecten niet de resultaten opleveren die men nastreeft. De oorzaak is vaak een combinatie van enerzijds het werkelijk belang dat gehecht wordt aan het project en anderzijds het bewaken van het doel van het project gedurende de uitvoering en het bereiken van de beoogde resultaten.

Het ontstaan van projecten

Jaarlijks stelt u in uw organisatie een budget vast, waarin investeringen zijn opgenomen die vanuit de verschillende afdelingen of business units zijn aangeleverd. Omdat u weet dat er gedurende het boekjaar altijd weer verrassingen optreden, reserveert u een deel van uw budget om deze verrassingen op te vangen. In de budgetronde wordt ‘natuurlijk’ meer gevraagd voor het uitvoeren van projecten/ investeringen, dan dat er budget is en in overleg met de verschillende businessmanagers wordt er gestreept. Het resultaat is uw projectportefeuille voor het komende jaar. Zoals verwacht, ontstaan er gedurende het lopende jaar nieuwe projecten. De businessmanagers kloppen bij u aan voor extra budget vanuit uw reservering. Of u bent gedwongen lopende projecten stop te zetten. Het lijkt dat u de projecten doet die de organisatie nodig heeft. Toch heeft u het gevoel dat het beter kan. U vraagt uzelf af of u de juiste afwegingen maakt om een project te starten. Is het voldoende als een businessmanager het project belangrijk vindt, of zijn er nog andere belangen die meespelen? Volgt u hetzelfde besluitvormingsproces bij nieuwe – tussentijdse – projecten als in de budgetronde, of gaat dit anders?

Het verloop van projecten

Bij de start van een project, wordt een projectleider gevraagd om een projectplan te schrijven en een projectteam te formeren. Nadat het plan is opgesteld wordt er een kick-off bijeenkomst georganiseerd waarin de projectleider zijn plan toelicht en de overige projectleden instrueert. Gedurende het project rapporteert de projectleider regelmatig aan de stuurgroep over de voortgang van het project. Veelal is de opdrachtgever voorzitter van de stuurgroep. Naast de gebruikelijke uitdagingen om unieke werkzaamheden binnen tijd en geld uitgevoerd te krijgen, verandert gedurende het project de omgeving en door voortschrijdend inzicht veranderen de eisen en wensen ten aanzien van het projectresultaat. Het gevolg hiervan zijn wijzigingen in de projectscope, -doelstellingen,-activiteiten etc. De wijzigingen worden al dan niet door de stuurgroep geaccordeerd. Hiernaast kunnen er nog allerlei redenen zijn waarom het project kan uitlopen ten opzichte van de originele planning. De wijzigingen (in- en extern) hebben consequenties op de beschikbaarheid van resources voor het betreffende project, of voor andere projecten of werkzaamheden waarvoor ze waren ingepland. Uitloop in het ene project leidt vaak tot uitloop in een ander project. Mogelijk ontstaan er nieuwe risico’s die invloed kunnen hebben op uw andere projecten. En is het project door al die wijzigingen nog wel zo belangrijk? Is het project nog wel rendabel? Levert het nog steeds de bijdrage aan de doelstellingen die verwacht waren? Of zijn er andere projecten die nu eigenlijk meer rendabel zijn geworden? Kunt u het project nog stoppen en wat zijn daar de consequenties van? U bent verantwoordelijk en derhalve wilt u kunnen blijven bijsturen. Heeft u daarvoor alle informatie, tijdig en juist voorhanden?

Het afsluiten van projecten

Na verloop van tijd en met de nodige inspanning wordt het project afgerond. De projectleider levert het resultaat op en presenteert zijn eindrapportage. Het projectteam wordt gedechargeerd en het projectteam wordt feestelijk ontbonden. In de projectevaluatie worden de lessons learned van het project beschreven. In de reguliere organisatie wordt gestart met werken op basis van de resultaten die het project opgeleverd heeft. Resteert nog steeds de vraag: heeft het project de doelstellingen bereikt die met het project beoogd waren? Vaak worden projectresultaten pas bereikt na het verstrijken van tijd. Een projectleider kan hier niet op aangesproken worden; immers hij/zij is gedechargeerd en waarschijnlijk allang weer bezig met een nieuw project. Wordt de business manager die ooit de opdracht gegeven heeft voor het project gecontroleerd op het boeken van de resultaten.

Meer over opleidingen in projectmanagement

Bron: Businessissues.nl