Projectmanagement tips voor dummies

Ondernemers, medewerkers en zelfs studenten krijgen vaak de rol van de projectmanager toebedeeld. Zelfs wanneer ze hiervoor totaal niet zijn opgeleid. Met als resultaat een onbeheersbaar project. Lees hier hoe u projecten op koers houdt, ook wanneer u niets van projectmanagement af weet. Voor iedereen die "out of the blue" voor het blok wordt gezet om een project in goede banen te leiden, hebben wij de meest basic en praktische tips verzameld van professionele projectmanagers.

1. Plan regelmatig een vergadering in.

Een regelmatig geplande vergadering, wekelijks of als dagelijkse scrum, is en blijft simpelweg de beste manier om alle projectleden geïnformeerd te houden. Zo weet iedereen waar de ander mee bezig is en blijven de lijnen kort.

• Zorg er in ieder geval voor dat de vergadering frequentie voor alle partijen haalbaar is.
• Plan direct de volgende meeting met elkaar in.
• Stel altijd een agenda vast, mail die van tevoren naar de teamleden en houdt u zich hieraan. Verspil geen tijd.
• Kies de vergaderingvorm en idem instrumenten. Bedenk goed welke vergadervorm voor de betreffende meeting van toepassing is. Wordt het een dagelijks rondje, houdt het dan staand en dus actief. Regel desgewenst een digibord. Wordt een wekelijkse aangelegenheid met veel informatie? Zorg dan voor een beamer zodat de teamleden hun spreadsheets en resultaten eenvoudig kunnen presenteren. Is een video conference de enige optie? Dan is een goede laptop, internetverbinding en video conference systeem een must.
• Qua inhoud: neem nooit genoegen met ‘alles gaat prima’. Er zijn veel mensen die gewoon niet van klagen houden en om die reden eventuele problemen niet noemen. Het is dus aan de projectmanager om dieper te graven.

2. Schiet nooit de boodschapper van slecht nieuws.

Als er dingen fout gaan, en dat zal vroeg of laat gebeuren, zal niemand dit slechte nieuws willen brengen. Zeker niet als ze het risico lopen om afgebrand te worden. Daarom is het belangrijk dat u altijd positief reageert op slecht nieuws. Want nog erger dan slecht nieuws is, slecht nieuws dat te laat boven water komt. Ga er dus positief op in. Zoals, ‘Dankjewel dat je me dit zo tijdig meldt. Heeft iemand enig idee hoe we dit kunnen oplossen?’.

3. Geef iedereen verantwoordelijkheden en zorg ervoor dat ze die nakomen.

Stel van te voren een aantal criteria vast wat betreft tijd, middelen, doelstelling, kwaliteit, resultaat en volledigheid, en zorg dat de leden die periodiek aanleveren.

4. Schaf professionele projectmanagement software aan.

Afgezien van de meest elementaire multifunctionele business tools zoals Excel en Outlook, kan een beetje project niet zonder gespecialiseerde projectmanagement software. Met dergelijke programma’s kunt u veel makkelijker en optimaal projecten en de afzonderlijke fasen, activiteiten en subactiviteiten beheren, bewaken en coördineren. Denk aan het toewijzen van verantwoordelijkheden en taken, het schatten van doorlooptijden en het onderhouden van communicatie.

Lees meer op de website itproportal.com in het artikel ‘Tips on basic project management’ van Jill Duffy. Bent u (aankomend) projectleider of projectmedewerker en u werkt in een technische omgeving? Tijdens de opleiding Projectmanagement in de techniek 1 - Organiseren en beheersen van projecten leert u basistheorie en -vaardigheden van projectmanagement.