Succesvol POP-gesprek in 5 stappen

Welke toekomstplannen heeft u voor uw organisatie? En welke ambities hebben uw medewerkers? Met dit stappenplan heeft u een sterk instrument in handen om de doelstellingen van beide partijen te realiseren.

Met een POP-gesprek stelt u samen met de betrokken medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan op. Dit plan is de blauwdruk van de wensen en de behoeften van uw werknemer afgestemd op de toekomstplannen en de mogelijkheden van uw organisatie. Met een succesvol POP-gesprek kunt u dus een win-winsituatie creëren.

1. Bereid u voor

•  Zoals voor zoveel dingen geldt ook hier; een goede voorbereiding is het halve werk. Nodig de medewerker dus tijdig schriftelijk/per e-mail uit voor het POP-gesprek zodat beide partijen zich goed kunnen voorbereiden. En vraag de medewerker om na te denken over zijn of haar:

• eventuele wensen en belangstelling voor andere functies binnen de organisatie.
• algemene drijfveren en ambities;
• eventuele opleidingswensen;
• verbeter- en ontwikkelingspunten;

• Vanzelfsprekend denkt u ook zelf na over de bovenstaande punten.
• Daarnaast brengt u de afdelings- en organisatiedoelen concreet in kaart. Welke mogelijkheden ziet u voor de betreffende medewerker en welke acties zijn hier (nog) voor nodig? Zet dit alles op papier.

2. Ga het gesprek open in

• Ten eerste stelt u de medewerker gerust. Benoem de sterke punten van de medewerker, prijs diens inzet en zijn of haar rol binnen de organisatie.
• Leg uit wat een POP-gesprek inhoudt en benadruk dat het gesprek is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en openheid.
• Is er al eerder een POP-gesprek geweest? Evalueer dan eerst de afspraken die zijn gemaakt, en hoe/of die naar tevredenheid zijn gerealiseerd.

3. Luister aandachtig

• Vraag de medewerker of en welke moeilijkheden of struikelblokken hij of zij ervaart tijdens het werk en hoe die eventueel zijn op te lossen.
• Vraag naar de wensen en ontwikkelingspunten (rijtje van stap 1).
• Luister aandachtig en creëer een open sfeer. Val de medewerker niet in de reden en denk niet meteen aan de eventuele consequenties voor de organisatie.
• Deel vervolgens uw eigen ideeën over de loopbaanontwikkeling van de medewerker en schets diens mogelijkheden binnen het bedrijf.

4. Onderzoek de mogelijkheden

• Verwoord samen de wensen die realistisch en haalbaar zijn. Benoem hierbij alle pros en cons, de (on)mogelijkheden en eventuele hindernissen die genomen moeten worden.
• Wat is goed voor zowel de werknemer als voor de organisatie? Bedenk hierbij dat de medewerker verantwoordelijk is voor zijn eigen carrière en u voor het verwezenlijken van van de organisatiedoelen.

5. Vat alles SMART samen

• Vat alle gemaakte afspraken en conclusies samen volgens het SMART principe.

• Tijdgebonden: wat is de planning, wanneer moeten de doelen bereikt zijn?
• Realistisch: zijn de doelstellingen/wensen haalbaar?
• Aanvaardbaar: zijn die acceptabel voor beide partijen?
• Meetbaar: onder welke (meetbare) voorwaarden worden deze doelen behaald?
• Specifiek: zijn de doelen/afspraken eenduidig?

• Vraag de medewerker hoe die het gesprek heeft ervaren.
• Stel vast welke acties er ondernomen moeten worden en spreek af wie de afspraken op papier zet.
• Plan direct een terugkoppeling in om deze afspraken definitief vast te stellen.

Download whitepaper

< Terug naar artikeloverzicht