Waarom lopen projecten vaak niet zoals ze gepland zijn?

De Betuwelijn is nog steeds onderwerp van ergernis als het over de financiën gaat, de vervanging van de JSF blijft voor vragen en discussie zorgen. Hoeveel ICT projecten worden op tijd en binnen budget afgerond? Het lijkt wel of er niets geleerd wordt van voorgaande projecten. Een tovermiddel is nog niet gevonden, maar met het toepassen van projectportfoliomanagement kan een bedrijf wel ver komen.

Oorzaken van verkeerde project aanpak

Er worden veel projecten uitgevoerd. Een project is een eindige reeks activiteiten met duidelijke, van tevoren gedefinieerde resultaten. Het kan gaan om heel verschillende dingen, bijvoorbeeld de aanpassing van processen, overnames, fusies, afstoten van activiteiten, introductie van nieuwe diensten. Projecten genoeg om met de opgedane ervaring verbeteringen aan te brengen in volgende projecten, maar het lijkt er niet op dat dit ook gebeurt er gaat namelijk nog schrikbarend veel fout. De oorzaken zijn zeer divers. Bijvoorbeeld onverwachte problemen van technische aard laten infrastructuurprojecten vaak uit de hand lopen. Projecten binnen organisaties kennen weer andere zwakke plekken zoals contracten met leveranciers die niet kloppen, interne zaken die de zaken uit laten lopen, onvoorziene zaken rondom inzetbaarheid van personeel, beleidswijzigingen die tijdens een project doorgevoerd worden. Allemaal factoren die van invloed kunnen zijn op het wel of niet behalen van de gestelde doelen binnen een project. En dan is er nog geen woord gezegd over de aandacht van het management voor het project. Uit onderzoek blijft namelijk dat er voor meer dan de helft van het aantal projecten geen business case is opgesteld. Daarbij komt nog eens dat er slechts bij een kwart van de projecten een evaluatie plaatsvindt.

Projectportfoliomanagement

Begin van de 21ste eeuw wordt de term ‘projectportfoliomanagement’(PPM) geïntroduceerd. Tegenwoordig is het een begrip bij projectmanagement dat steeds vaker wordt toegepast. Bij PPM wordt voor een project gebruik gemaakt van een softwarepakket gericht op projectplanning en –bewaking en op resource management met als toevoeging financiële analyses. De financiële analyses zijn vooral om de realiteit van een project te vergelijken met het vooraf opgestelde budget. Na de introductie van dit model is er een uitbreiding aangebracht ten behoeve van het management binnen ondernemingen. Hierbij wordt als basis het businessmodel en de ondernemingsstrategie genomen met daarnaast de te nemen stappen om deze te realiseren. Daarnaast biedt projectportfoliomanagement mogelijkheden voor het monitoren van alle lopende projecten en de invloed ervan op de business op executive niveau. Het is dus mogelijk om operationele processen te managen.

Evalueren

Vaak houden managers zich alleen maar bezig met de financiële sturing, en IT wordt slechts gezien als ondersteunend voor de business. Ook blijft vaak de vraag achterwege wat het businessdoel van het project ook alweer was. (IT) projecten worden pas echt succesvol als lopende projecten kritisch worden gevolgd. Bij doorvoering van een veranderingsproces is het zaak dat er continue wordt geëvalueerd. Soms blijkt het zelfs nodig om geplande projecten te schrappen om gestelde doelen te behalen.

IT als hulpmiddel

Bij een zeer omvangrijk veranderingsproces is het goed om alle projecten onder te brengen in een projectenprogramma. Met dit hulpmiddel is het mogelijk de projecten bestuurbaar en beheersbaar te maken. Tegenwoordig wordt vaak het financiële informatiesysteem gekoppeld aan een project- en resourcemanagementsysteem, waarmee het hele projectportfolio gemanaged kan worden. Hierdoor ontstaat een beter inzicht hoe en waarop projecten elkaar onderling beïnvloeden. De software integreert planning, status, middelen en kosten van projecten. Voordeel hiervan is dat bedrijven altijd beschikken over complete, real-time analyses van alle activiteiten, projecten, resources en financiële middelen op zowel operationeel als managementniveau. Hierdoor kan er beter en sneller worden geanticipeerd op veranderingen binnen de organisatie, beschikbare middelen en planning van activiteiten. Ook kunnen beslissingen beter worden onderbouwd. Dit zijn de eerste stappen om projecten volledig beheersbaar te maken door helder inzicht in de uitvoering. Uiteindelijk is zo een vroegtijdige sturing op het gehele programma en op de onderlinge samenhang van projecten mogelijk.

Auteur: Bert Minke, Controllers Magazine

Bekijk alle opleidingen voor projectmanagement.