SMART projecten realiseren

Aanvankelijk werd SMART ingezet door technici als een manier om duidelijke opdrachten te geven, die makkelijk te controleren waren. Inmiddels gebruiken allerlei beroepen en branches de SMART-methodiek om hun projectdoelen te realiseren.

Wat is SMART?

Met SMART kun je jouw (project)doelen zo concreet mogelijk formuleren. Ieder afzonderlijk projectdoel schrijf je namelijk Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden op. Geen enkele stakeholder kan eromheen wat jij bedoelt. Op ieder onderdeel van SMART geven we hieronder een korte toelichting.

• Specifiek. Een specifiek doel geeft antwoord op de vijf w’s: wat, wie waar, wanneer en waarom. Daaraan kan ook nog een zesde w-vraag worden toegevoegd, namelijk ‘welke onderdelen van het doel zijn essentieel en moeten absoluut behaald worden?’.
• Meetbaar. Zorg ervoor dat je doelen meetbaar zijn. Vind een manier om je doel uit te drukken in cijfers en/of werk bijvoorbeeld met een nulmeting zodat je de voortgang kunt meten.
• Acceptabel. Zijn de stakeholders voldoende betrokken bij het projectdoel en is er voldoende draagvlak voor? Dat maakt een projectdoel acceptabel. Je leest hier meer over het creëren van draagvlak.
• Realistisch. SMART-doelen moeten haalbaar zijn. Is er sprake van een doel dat echt uitvoerbaar is? Zijn de middelen, mensen, tijd en motivatie aanwezig? Dan kun je ervan uitgaan dat je doel ook realistisch is.
• Tijdgebonden. Het is duidelijk wanneer het projectdoel behaald moet zijn. Van belang is dat het gekozen tijdpad en de deadline realistisch zijn. Teveel of te weinig tijd komen allebei niet ten goede aan het doel.
   

Voorbeelden SMART-doelen

Om je inzicht te geven in hoe een SMART-doel eruit kan zien, geven we een aantal voorbeelden. Eerst een voorbeeld van hoe het niet moet:

• Dit jaar werken wij voor een groot deel CO₂-emissievrij, want de meerderheid van onze werkzaamheden als aannemer voeren wij uit met materieel op biologische brandstof.

Bovenstaand doel is niet Meetbaar, en kan ook Specifieker. Zo ziet de SMART-formulering er uit:

• Wij werken dit jaar 80% CO₂-emissievrij, want 80% van de werkzaamheden voeren wij als aannemer uit met materieel op biologische HVO-brandstof, gewonnen uit organisch materiaal.

Nog een SMART voorbeeld:

• De medewerkers geven onze kantinecatering aan het einde van dit studiejaar minimaal een 8. Wij inventariseren als cateraar de wensen van onze medewerkers aan het begin van het studiejaar, en nemen die mee in ons nieuwe cateringconcept. Is het cijfer lager dan een 8? Dan komen wij met verbetervoorstellen.

 

Wat zijn de voordelen van SMART werken?

Voor professionele projecten is SMART goed inzetbaar, vanwege de belangrijkste kracht: de structuur die het aanbrengt. De projectleider weet precies waar hij naartoe werkt, en de omgeving weet dit na het lezen van de SMART-doelen ook. In principe dek je met SMART alle aspecten van projectmanagement af. Het doel, de cijfers, het tijdspad, de risico’s en de omgeving zijn allemaal onderdeel van het SMART-projectresultaat.

Zijn er ook nadelen aan SMART werken?

De grootste kracht is ook het nadeel van SMART. De focus kan door SMART te beperkt worden, namelijk alleen op de SMART-doelen. Daardoor bestaat het risico dat je andere ontwikkelingen die belangrijk zijn voor het project uit het oog verliest. Belangrijk is dan ook altijd een projectmanagementmethode te kiezen, die past bij de bijzonderheden van het project.

SMART- en projectmanagementopleidingen

Als veel toegepaste methode is SMART onderdeel van diverse opleidingen en trainingen. Voorbeelden zijn Basistraining Leidinggeven, Training Notuleren en Training Projectmatig Werken. Daarnaast heeft NCOI Opleidingen een breed aanbod aan projectmanagementopleidingen en -trainingen op alle niveaus. SMART kan hiervan een onderdeel zijn, maar net zo goed Agile, Prince2 of Lean.