Behaal het beste projectresultaat met SMART

Een project begint met het bepalen van het resultaat. De aanleiding van een project is vaak een bepaald probleem of knelpunt. Een veelgebruikte methode waarmee u zowel knelpunten, oplossingen als projectresultaten eenduidig en helder in kaart kunt brengen, is de SMART-methode.

SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Een SMART-doel moet u kunnen zien, horen, proeven, ruiken, voelen én meten. Door het projectresultaat SMART te formuleren, wordt de kans groter dat het ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd. Daarnaast geeft een SMART-doelstelling niet alleen aan wat u wilt bereiken, maar stuurt die ook het gedrag van uw medewerkers en van uzelf.

Resultaat

Een project is een resultaatbelofte. Op basis van de resultaatomschrijving kan de inhoud en het werk worden bepaald. Als het resultaat onvoldoende concreet is geformuleerd, kan ook het werk niet goed worden vastgesteld. In het verlengde daarvan kunnen ook de beheersplannen voor tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie niet goed worden opgesteld, waardoor het project dus onbeheersbaar wordt. Het resultaat van het project is nooit een activiteit, maar altijd een product zoals een boek, een rapport, een systeem of bijvoorbeeld een nieuw gebouw. Als het project afgerond is moet het projectresultaat behaald zijn. Dit houdt in dat na afronding van het project geen activiteiten meer plaatsvinden in het kader van realisatie van het projectresultaat. Er zijn drie eisen of criteria waaraan een goed projectresultaat moet voldoen:

  1. Het resultaat moet concreet geformuleerd zijn.
  2. Het resultaat moet getoetst zijn op haalbaarheid.
  3. Het resultaat moet door de opdrachtgever afdwingbaar zijn.

SMART-methode

Beschrijf alle doelen van het project duidelijk. Benoem per doel de voordelen en de nadelen en onderbouw dit met cijfers. Doormiddel van het beantwoorden van specifieke vragen, kunt u uw doelen helder krijgen. Hiervoor achterhaalt u de probleemhouder waarvoor het project een oplossing gaat bieden en gaat daarmee in gesprek.

  • Wat is het werkelijke probleem?
  • Is er al eerder geprobeerd om het probleem op te lossen?
  • Welke knelpunten worden er verwacht?
  • Welke resultaten worden er verwacht?
  • Wie zijn de overige belanghebben bij dit project?

Specifiek

Zaak is om het doel duidelijk en concreet te omschrijven. Stel een specifieke actie, gedrag of resultaat vast aan de hand van een bepaald getal, bedrag, percentage of ander kwantitatief gegeven. Alle projectmedewerkers en achterban moeten het verband zien tussen de doelstelling en de activiteiten die van ze gevraagd worden. Vragen:

  • Wat is het werkelijke probleem?
  • Is er al eerder geprobeerd om het probleem op te lossen?
  • Welke knelpunten worden er verwacht? (Ook eventuele knelpunten na afronding van het project).
  • Welke resultaten worden er verwacht?
  • Wie zijn de overige belanghebbenden bij dit project?
  • Waar gaan we het doen en wanneer?

Meetbaar

Vervolgens moeten de KPI’s (kritische prestatie indicatoren) bepaald worden, dus wat is er meetbaar is en hoe. Een SMART-doelstelling functioneert als dé maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Doe eerst een nulmeting en bepaal daarna de startsituatie. Vragen

  • Wat gaan we doen en is dat meetbaar?
  • Welk systeem, methode of procedure kunnen we toepassen om te bepalen in welke mate het doel op een bepaald moment bereikt is?
  • Wat is er concreet af als het project klaar is?

Acceptabel

Wanneer er een doel voor een groep wordt bepaald, is het belangrijk dat er draagvlak voor is. Zorg dus dat het project door alle relevante betrokkenen van voldoende belang wordt gevonden. Iedereen moeten het willen, anders wordt het doel niet gehaald. U kunt het draagvlak vergroten door mensen actief te betrekken bij het vaststellen van het eindresultaat. Soms wordt de ‘A’ ook wel aangeduid als ‘Aanwijsbaar’, ‘Activerend’ of ‘Actiegericht’. Hoe dan ook, het is belangrijk dat de doelstelling call to action uitdraagt, positief geformuleerd is en direct gekoppeld is aan een actieplan. Vragen

  • Is er draagvlak voor wat we doen?
  • Is het in overeenstemming met het beleid en de doelstellingen van de organisatie?
  • Zijn alle betrokkenen bereid zich te verbinden aan de doelstelling?

Realistisch

Het ideale doel moet haalbaar zijn en ongeveer 50% kans van slagen hebben. Daarentegen mag het niet te makkelijk realiseerbaar zijn; het moet een uitdaging zijn, anders is het niet interessant. Vragen

  • Is het doel haalbaar?
  • Is er een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen?
  • Kunnen de betrokkenen de gevraagde resultaten daadwerkelijk beïnvloeden?
  • Hebben ze voldoende know-how, capaciteit, middelen en bevoegdheden?

Tijdgebonden

Als laatste moet er een duidelijk begin en eind aan het project zitten qua tijd. Een SMART-doelstelling heeft een duidelijke startdatum en einddatum. Dit kunt u ook goed toepassen op tussenliggende activiteiten en producten die moeten worden opgeleverd. Vragen

  • Wanneer beginnen we met de activiteiten?
  • Wanneer zijn we klaar en is het doel bereikt?

Bepaal de grenzen

Tot slot is het van belang om naar de opdrachtgever toe exact te bepalen wat er allemaal buiten het project en het projectresultaat valt. Beschrijf dus specifiek al deze zaken en verwachtingen. Het doel van het bepalen van een afbakening is dat de opdrachtgever weet wat die wel of niet mag verwachten als resultaat.

Bronnen: Zaken.infonu.nl, Carrieretijger.nl, Leerwiki.nl en Twynstraguddekennisbank.nl.

Deel dit artikel

Wellicht ook interessant